Το LeadPilot στέλνει τα email στις επιχειρήσεις από το δικό σου email, όχι από κάποιο άγνωστο email. Έτσι ο παραλήπτης βλέπει το όνομά σου και, όταν απαντήσει, η απάντηση έρχεται σε σένα.
Σκέψου το LeadPilot σαν μια γραμματέα που στέλνει γράμματα για λογαριασμό σου. Για να μπορεί να χρησιμοποιεί το γραμματοκιβώτιό σου, της δίνεις ένα ειδικό κλειδί. Δεν της δίνεις το κλειδί του σπιτιού σου (τον κανονικό σου κωδικό). Της δίνεις ένα ξεχωριστό κλειδί, μόνο για το γραμματοκιβώτιο, που μπορείς να το ακυρώσεις όποτε θέλεις.
Αυτό το ειδικό κλειδί η Google το λέει «κωδικός εφαρμογής» (στα αγγλικά app password). Είναι 16 γράμματα. Σε αυτόν τον οδηγό θα τον φτιάξουμε μαζί.
Η δουλειά έχει δύο μέρη:
Στο email σου: με Gmail φτιάχνεις το ειδικό κλειδί των 16 γραμμάτων. Με email εταιρείας ζητάς τα στοιχεία από αυτόν που σου το έφτιαξε.
Στο LeadPilot: συμπληρώνεις μια φόρμα με το email σου και το κλειδί, και πατάς ένα κουμπί για έλεγχο.
Δεν μπορείς να «χαλάσεις» τίποτα. Αν κάτι πάει στραβά, το σβήνεις και το ξαναφτιάχνεις από την αρχή. Ο κανονικός κωδικός του email σου δεν αλλάζει και το email σου δουλεύει κανονικά όπως πριν.
Κοίτα με τι τελειώνει η διεύθυνση email σου (το κομμάτι μετά το @) και πήγαινε στη σωστή σελίδα.
Αν μπαίνεις στο εταιρικό σου email από τη σελίδα του Gmail (βλέπεις το γνωστό κόκκινο-λευκό περιβάλλον του Gmail), τότε η εταιρεία σου χρησιμοποιεί Google Workspace. Σε αυτή την περίπτωση ακολούθησε την Ενότητα 3 (Gmail) σαν να είχες Gmail.
Για το Gmail χρειάζονται δύο πράγματα, με αυτή τη σειρά:
Παρακάτω γράφουμε κάθε κουμπί και στις δύο γλώσσες, π.χ. «Ασφάλεια» (Security). Οι εικόνες είναι απλοποιημένες: η δική σου οθόνη μπορεί να έχει λίγο διαφορετικά χρώματα ή θέσεις, αλλά τα ονόματα των κουμπιών είναι τα ίδια.
Άνοιξε τον browser (Chrome, Edge, Firefox ή Safari) και γράψε πάνω στη γραμμή διευθύνσεων:
myaccount.google.com/security και πάτα Enter.
Αν σου ζητήσει, μπες με το email και τον κανονικό κωδικό του Gmail σου.
Βρες την ενότητα «Πώς συνδέεστε στην Google» (How you sign in to Google) και κοίτα τη γραμμή «Επαλήθευση σε 2 βήματα» (2-Step Verification).
Τέλεια, την έχεις ήδη. Προχώρα κατευθείαν στο Μέρος 3.2 στην επόμενη σελίδα.
Αν γράφει «Απενεργοποιημένη» (Off), πάτα πάνω της. Μετά πάτα το μπλε κουμπί Ενεργοποίηση επαλήθευσης σε 2 βήματα (Turn on 2-Step Verification).
Η Google θα σου ζητήσει τον αριθμό του κινητού σου. Γράψ' τον και πάτα Επόμενο (Next).
Θα έρθει στο κινητό σου ένα SMS με 6 αριθμούς (π.χ. G‑123456). Γράψε τους 6 αριθμούς στη σελίδα και πάτα Επόμενο ή Ενεργοποίηση (Turn on).
Όταν δεις ότι γράφει «Ενεργή» (On), τελείωσες με το πρώτο μέρος. 🎉
Σχεδόν τίποτα. Όταν μπαίνεις στο Gmail από καινούργια συσκευή, η Google μπορεί να σου στείλει έναν κωδικό στο κινητό για επιβεβαίωση. Στις συσκευές που ήδη χρησιμοποιείς, όλα μένουν ίδια.
Στη γραμμή διευθύνσεων του browser γράψε ακριβώς:
myaccount.google.com/apppasswords και πάτα Enter.
Η Google μπορεί να σου ζητήσει ξανά τον κανονικό κωδικό του Gmail. Είναι φυσιολογικό, γράψ' τον.
Θα δεις τη σελίδα «Κωδικοί πρόσβασης εφαρμογών» (App passwords). Στο κουτάκι «Όνομα εφαρμογής» (App name) γράψε: LeadPilot
Πάτα το κουμπί Δημιουργία (Create).
Για να δημιουργήσετε έναν νέο κωδικό πρόσβασης για μια συγκεκριμένη εφαρμογή, πληκτρολογήστε ένα όνομα παρακάτω.
Θα ανοίξει ένα παράθυρο με ένα κίτρινο κουτί και 16 γράμματα σε 4 ομάδες. Αυτό είναι το ειδικό κλειδί σου!
ΓΡΑΨΕ ΤΑ 16 ΓΡΑΜΜΑΤΑ ΤΩΡΑ στην κάρτα της τελευταίας σελίδας. Γράψε τα προσεκτικά, με μικρά γράμματα, και έλεγξέ τα δύο φορές.
Πάτα Τέλος (Done). Τελείωσες με την Google. Πήγαινε στην Ενότητα 5.
(The setting you are looking for is not available for your account)
Αν έχεις Gmail, προσπέρασε αυτή τη σελίδα και πήγαινε στην Ενότητα 5.
Κάθε εταιρεία που φιλοξενεί email έχει δικά της στοιχεία. Δεν χρειάζεται να τα ψάξεις μόνος σου: τα ζητάς από αυτόν που σου έφτιαξε το email (την εταιρεία του site σου, τον τεχνικό σου, ή την εταιρεία που πληρώνεις για το domain, π.χ. Papaki, Top.Host, κ.λπ.).
Καλησπέρα σας,
θέλω να συνδέσω το email μου [γράψε εδώ το email σου] σε ένα πρόγραμμα αποστολής email. Μπορείτε να μου στείλετε τα παρακάτω στοιχεία;
Ευχαριστώ πολύ!
Κάτι σαν το παρακάτω. Κράτα την απάντησή τους: θα τη χρειαστείς στην Ενότητα 5.
| Τι ρωτήσαμε | Συνηθισμένη απάντηση (παράδειγμα) |
|---|---|
| SMTP server και port | mail.toonomamou.gr με 465 (SSL) |
| IMAP server και port | mail.toonomamou.gr με 993 |
| Username | όλο το email, π.χ. info@toonomamou.gr |
| Κωδικός | συνήθως ο κανονικός κωδικός του email σου |
Κανένα πρόβλημα. Στην Ενότητα 5 θα γράψεις 587 στο Port και θα διαλέξεις STARTTLS (587) στο Secure. Αυτά τα δύο πάνε πάντα μαζί.
Η Microsoft έχει κλείσει αυτόν τον τρόπο σύνδεσης και στα εταιρικά email. Στις περισσότερες περιπτώσεις δεν θα λειτουργήσει. Ρώτησε τον διαχειριστή σου, αλλιώς χρησιμοποίησε ένα Gmail.
Τώρα έχεις το ειδικό κλειδί γραμμένο στο χαρτί. Πάμε στο LeadPilot.
Άνοιξε τη σελίδα leadpilot.ogsocialsentinel.com. Γράψε το email 1 και τον κωδικό 2 που σου έστειλε η ομάδα μας (όχι του Gmail σου) και πάτα Sign in 3.
Θα δεις την αρχική σελίδα (Dashboard) με ένα πλαίσιο «Getting started» (Ξεκινώντας) και τέσσερα βήματα. Το πρώτο είναι το «Connect a mailbox» (Σύνδεσε ένα email). Πάτα πάνω του.
Από το μενού αριστερά πάτα Settings 1 και μετά πάνω την καρτέλα Mailboxes 2.
Κατέβα λίγο πιο κάτω στη σελίδα. Θα δεις αυτή τη φόρμα. Φαίνεται μεγάλη, αλλά θα συμπληρώσεις μόνο 7 κουτάκια. Τα υπόλοιπα τα αφήνεις όπως είναι.
Μέσα σε μερικά κουτάκια βλέπεις ανοιχτά γκρι γράμματα, π.χ. smtp.gmail.com. Αυτά ΔΕΝ είναι γραμμένα. Είναι μόνο παράδειγμα. Το κουτάκι είναι άδειο και πρέπει να γράψεις εσύ μέσα. Όταν γράψεις, τα γράμματα γίνονται μαύρα.
| # | Κουτάκι | Τι γράφεις |
|---|---|---|
| 1 | Label Ετικέτα |
Ένα όνομα μόνο για σένα, για να το ξεχωρίζεις. Π.χ. Το Gmail μου. Δεν το βλέπει κανείς άλλος. |
| 2 | From name Όνομα αποστολέα |
Το όνομα που θα δει η επιχείρηση όταν πάρει το email. Γράψε το πραγματικό σου όνομα, π.χ. Μαρία Παπαδοπούλου. Όχι «Marketing» ή «Info». |
| 3 | Email address Διεύθυνση email |
Όλο το email σου, με το @. Π.χ. maria.papadopoulou@gmail.com |
| 4 | Daily limit Όριο ανά ημέρα |
Πόσα email το πολύ θα φεύγουν κάθε μέρα. Για αρχή γράψε 30. Λίγα και σταθερά email κάθε μέρα προστατεύουν το email σου από τα spam. |
| 5 | Signature Υπογραφή (προαιρετικό) |
Μπαίνει στο τέλος κάθε email. Π.χ. το όνομά σου και το τηλέφωνό σου σε δύο γραμμές. Για να αλλάξεις γραμμή, πάτα Enter. Μπορείς να το αφήσεις και κενό. |
Εδώ λες στο LeadPilot από πού να στέλνει.
| # | Κουτάκι | Gmail | Εταιρικό email |
|---|---|---|---|
| 6 | SMTP host | smtp.gmail.com | Ό,τι σου είπαν για «SMTP server» |
| 7 | Port | 465 (είναι ήδη γραμμένο) | Ό,τι σου είπαν (συνήθως 465) |
| 8 | Secure | SSL (465) (είναι ήδη επιλεγμένο) | 465 ➜ SSL (465) 587 ➜ STARTTLS (587) |
| 9 | SMTP user | ΑΦΗΣΕ ΤΟ ΚΕΝΟ Το LeadPilot βάζει μόνο του το email σου. | |
| 10 | SMTP password / app password | Το ειδικό κλειδί των 16 γραμμάτων, χωρίς κενά. ΟΧΙ τον κανονικό κωδικό. | Ο κωδικός που σου είπαν (συνήθως ο κανονικός κωδικός του email) |
Είναι φυσιολογικό, για να μη φαίνεται ο κωδικός. Γράψε αργά και προσεκτικά τα 16 γράμματα από το χαρτί σου, με μικρά γράμματα και χωρίς κενά. Μέτρα τις τελείες: πρέπει να είναι ακριβώς 16.
Εδώ επιτρέπεις στο LeadPilot να καταλαβαίνει ποιος σου απάντησε. Γράφει «recommended» (προτείνεται), αλλά στην πράξη είναι απαραίτητο: αν μια επιχείρηση σου απαντήσει, το LeadPilot σταματά αμέσως να της στέλνει και σου το δείχνει στις απαντήσεις (Replies).
| # | Κουτάκι | Gmail | Εταιρικό email |
|---|---|---|---|
| 11 | IMAP host | imap.gmail.com | Ό,τι σου είπαν για «IMAP server» |
| 12 | IMAP port | 993 Είναι ήδη γραμμένο. Μην το αλλάξεις. | |
| 13 | IMAP user | ΑΦΗΣΕ ΤΟ ΚΕΝΟ Βάζει μόνο του το email σου. | |
| 14 | IMAP password | ΑΦΗΣΕ ΤΟ ΚΕΝΟ Χρησιμοποιεί μόνο του τον ίδιο κωδικό με το κουτάκι 10. | |
| # | Τι είναι | Τι κάνεις |
|---|---|---|
| 15 | Enable warm-up Σταδιακό ζέσταμα |
Βάλε το τικ. Την πρώτη μέρα φεύγουν μόνο 10 email και κάθε μέρα 2 παραπάνω, μέχρι το όριο που έβαλες. Έτσι η Google βλέπει ότι είσαι σοβαρός αποστολέας και δεν σε στέλνει στα spam. |
| 16 | Add mailbox | Πάτα το μπλε κουμπί. Έτοιμο! |
Μόλις πατήσεις «Add mailbox», κάτω από το κουμπί θα εμφανιστεί ένα πράσινο μήνυμα: «Mailbox added. Press “Test connection” on it to check the login.» (Το email προστέθηκε. Πάτα «Test connection» για να ελέγξεις τη σύνδεση.)
Ανέβα λίγο στη σελίδα. Εκεί που πριν έγραφε «No mailboxes yet», τώρα υπάρχει μια κάρτα με το email σου. Πάτα το κουμπί Test connection (Δοκιμή σύνδεσης).
Περίμενε λίγα δευτερόλεπτα. Θα εμφανιστεί μια γραμμή με το αποτέλεσμα. Αυτό που θέλεις να δεις είναι πράσινα γράμματα:
Κάτι δεν γράφτηκε σωστά. Μην ανησυχείς, πήγαινε στην Ενότητα 7: εκεί εξηγούμε τι σημαίνει και πώς φτιάχνεται.
Πάτα και το δεύτερο κουμπί Check deliverability (Έλεγχος παράδοσης). Ελέγχει αν τα email σου έχουν τις σωστές «σφραγίδες» για να μην πηγαίνουν στα spam.
Αν κάποιο έχει κόκκινο ✗ και βλέπεις το μήνυμα «⚠ Missing DNS records — your emails risk going to spam», τα email σου κινδυνεύουν να πάνε στα spam. Δεν το φτιάχνεις εσύ. Στείλε μια φωτογραφία της οθόνης σε αυτόν που σου έφτιαξε το email και ζήτα του να προσθέσει τα SPF, DKIM και DMARC στο domain σου.
Γύρνα στο Dashboard (πρώτο στο μενού αριστερά). Το «Connect a mailbox» έχει τώρα πράσινο τικ και γράφει 1/4 done. Τελείωσες με το πρώτο βήμα! 🎉
| Βλέπεις | Σημαίνει |
|---|---|
| active (πράσινο) | Το email είναι ενεργό και μπορεί να στέλνει. |
| paused (γκρι) | Είναι σε παύση και δεν στέλνει. Το ξεκινάς ξανά με το κουμπί Resume. |
| sent today 0/10 | Σήμερα έφυγαν 0 email από τα 10 που επιτρέπονται. Μηδενίζει μόνο του κάθε μέρα. |
| warming up | Είναι ανοιχτό το σταδιακό ζέσταμα (το τικ 15). Το όριο ανεβαίνει μόνο του κάθε μέρα. |
| Κόκκινη γραμμή με ⚠ | Υπάρχει πρόβλημα. Διάβασε την Ενότητα 7. |
Στο LeadPilot δεν «διορθώνεις» ένα email που έχεις ήδη προσθέσει. Αν κάτι γράφτηκε λάθος:
Τι σημαίνει: ο κωδικός δεν είναι σωστός. Οι συνηθισμένες αιτίες:
Τι κάνεις: Delete, και ξαναπρόσθεσε το email γράφοντας προσεκτικά το ειδικό κλειδί. Αν έχασες το χαρτί με τα 16 γράμματα, φτιάξε ένα καινούργιο κλειδί (Ενότητα 3.2) και χρησιμοποίησε αυτό.
Τι σημαίνει: τα κουτάκια Port (7) και Secure (8) δεν ταιριάζουν μεταξύ τους.
Τι κάνεις: Delete και ξαναπρόσθεσε. Θυμήσου: 465 πάει πάντα με SSL (465) και 587 πάει πάντα με STARTTLS (587).
Τι σημαίνει: το LeadPilot δεν βρίσκει τον server που έγραψες. Σχεδόν πάντα είναι ορθογραφικό λάθος. Στην εικόνα γράφτηκε smpt αντί για smtp.
Τι κάνεις: εδώ δεν χρειάζεται Delete, γιατί το email δεν προστέθηκε. Η φόρμα κρατά ό,τι έγραψες. Διόρθωσε το κουτάκι 6 (ή το 11 αν γράφει «IMAP host»). Κοίτα και το κουτάκι 10: αν είναι άδειο, ξαναγράψε το ειδικό κλειδί· αν έχει ήδη 16 τελείες, άφησέ το όπως είναι. Μετά πάτα ξανά Add mailbox.
| Αν βλέπεις | Τι κάνεις |
|---|---|
| SMTP: OK · IMAP: OK (πράσινα) | Όλα σωστά. Δεν κάνεις τίποτα. ✅ |
| IMAP: not configured (γκρι) | Δεν έγραψες το κουτάκι 11 (IMAP host). Delete και ξαναπρόσθεσε, γράφοντας και το IMAP host. |
| Invalid login, 535, Authentication failed | Λάθος κωδικός. Δες το Λάθος 1. |
| wrong version number, SSL | Port και Secure δεν ταιριάζουν. Δες το Λάθος 2. |
| host "…" is not allowed (όταν πατάς Add mailbox) | Ορθογραφικό λάθος στο SMTP host ή IMAP host. Δες το Λάθος 3. |
| a valid sender email is required | Το email στο κουτάκι 3 δεν είναι γραμμένο σωστά (λείπει το @ ή υπάρχει κενό). Διόρθωσέ το, έλεγξε ότι το κουτάκι 10 έχει 16 τελείες και πάτα ξανά Add mailbox. |
| timeout, ETIMEDOUT | Συνήθως λάθος Port. Για Gmail: 465 και 993. Delete και ξαναπρόσθεσε. |
| Βγαίνει ένα μικρό συννεφάκι «Please fill out this field» | Ξέχασες ένα υποχρεωτικό κουτάκι: From name, Email address, SMTP host ή το κουτάκι 10. Συμπλήρωσέ το. |
| Auto-paused after auth failure | Άλλαξες τον κωδικό του Gmail σου, οπότε η Google ακύρωσε το ειδικό κλειδί. Φτιάξε νέο κλειδί (Ενότητα 3.2), κάνε Delete και ξαναπρόσθεσε το email. Τα email που περίμεναν δεν χάνονται. |
Ναι. Το LeadPilot το αποθηκεύει κρυπτογραφημένο (κλειδωμένο) και δεν το δείχνει ποτέ ξανά, ούτε σε σένα. Επίσης, το ειδικό κλειδί δεν είναι ο κανονικός σου κωδικός: με αυτό δεν μπορεί κανείς να μπει στον λογαριασμό σου Google, να αλλάξει κωδικό ή να δει τις ρυθμίσεις σου.
Ναι, με τρεις τρόπους:
Τα βλέπεις μέσα στο LeadPilot, σε κάθε επιχείρηση (Leads). Οι απαντήσεις των επιχειρήσεων έρχονται κανονικά στο email σου, όπως κάθε άλλο email, και εμφανίζονται και στο LeadPilot στην ενότητα Replies.
Ελέγχει τα εισερχόμενα μόνο για να καταλάβει αν σου απάντησε κάποια από τις επιχειρήσεις που επικοινώνησες, αν κάποιο email δεν παραδόθηκε ή αν κλείστηκε ραντεβού. Δεν στέλνει τίποτα από εκεί, δεν σβήνει τίποτα και δεν «διαβάζει» τα μηνύματά σου με τεχνητή νοημοσύνη.
Όταν αλλάζεις κωδικό, η Google ακυρώνει αυτόματα όλα τα ειδικά κλειδιά. Το LeadPilot θα βάλει μόνο του το email σε παύση. Φτιάξε νέο ειδικό κλειδί (Ενότητα 3.2), κάνε Delete στην κάρτα και ξαναπρόσθεσε το email με το νέο κλειδί.
Στείλε στην ομάδα υποστήριξης του LeadPilot μια φωτογραφία της οθόνης με το κόκκινο μήνυμα. Μην στείλεις ποτέ τον κωδικό σου ή το ειδικό κλειδί. Κανείς από την ομάδα μας δεν θα σου τα ζητήσει.
Κράτα αυτή τη σελίδα σε ασφαλές μέρος. Μην τη φωτογραφίσεις και μην τη στείλεις σε κανέναν.
Το email που σύνδεσα:
Είδος: ☐ Gmail ☐ Εταιρικό
Το ειδικό κλειδί (16 γράμματα, χωρίς κενά):
Ένα γράμμα σε κάθε κουτάκι. Οι χοντρές γραμμές χωρίζουν τις 4 ομάδες όπως τις δείχνει η Google.
Ημερομηνία που το έφτιαξα:
| Κουτάκι | Gmail | Εταιρικό (γράψε τα δικά σου) |
|---|---|---|
| SMTP host | smtp.gmail.com | |
| Port / Secure | 465 / SSL (465) | |
| SMTP user | κενό | |
| SMTP password | το ειδικό κλειδί (16 γράμματα) | |
| IMAP host | imap.gmail.com | |
| IMAP port | 993 | |
| IMAP user / password | κενά | |
| Warm-up | ✔ τικ | |
Το επόμενο βήμα είναι να φτιάξεις την πρώτη σου καμπάνια (Create a campaign). Θα το βρεις στον κύριο Οδηγό Χρήσης του LeadPilot.