Πώς να διαβάσετε τον οδηγό

Το πρόγραμμα είναι στα αγγλικά. Ο οδηγός είναι στα ελληνικά, αλλά γράφει τα κουμπιά και τις ετικέτες ακριβώς όπως τα βλέπετε στην οθόνη, μέσα σε πλαίσιο, για να τα βρίσκετε εύκολα:

• Update = κουμπί που πατάτε (εδώ: «Αποθήκευση»).
• My Settings = όνομα σελίδας, καρτέλας ή πεδίου.
• Personal details updated successfully! = μήνυμα που εμφανίζει το πρόγραμμα.
• Ctrl + C = πλήκτρα στο πληκτρολόγιο.

Λίγες λέξεις που θα συναντάτε συχνά:

Τι κάνει το MyAppointments

Σας δίνει μια δική σας σελίδα στο internet όπου οι πελάτες σας κλείνουν μόνοι τους ραντεβού, μόνο σε ώρες που είστε διαθέσιμοι. Εσείς παίρνετε ειδοποίηση, ο πελάτης παίρνει επιβεβαίωση και υπενθύμιση, και όλα φαίνονται σε ένα ημερολόγιο.

Προαιρετικά μπορείτε επίσης:

• να συνδέσετε το Google Calendar σας, ώστε τα ραντεβού να μπαίνουν εκεί αυτόματα με σύνδεσμο Google Meet για βιντεοκλήση, και οι ώρες που είστε ήδη απασχολημένοι να μην προσφέρονται,
• να ζητάτε πληρωμή με κάρτα μέσω Stripe για υπηρεσίες με τιμή,
• να αλλάξετε χρώματα, λογότυπο και κείμενα της σελίδας κρατήσεων,
• να έχετε περισσότερους συνδέσμους (π.χ. έναν μόνο για σεμινάρια, έναν μόνο για συνεδρίες).

Η πρώτη σας μέρα: στήσιμο σε 14 βήματα

Κάντε τα με αυτή τη σειρά. Κάθε βήμα έχει σύνδεσμο προς την αναλυτική εξήγηση.

1. Μπείτε στο πρόγραμμαmyappointments.biz/login με τα στοιχεία της OurGlobalIdea. → Είσοδος
2. Ζώνη ώρας, όνομα, τηλέφωνο, email, νόμισμαMy Settings → Personal Info. Η ζώνη ώρας είναι απαραίτητη· για Ελλάδα: Europe/Athens. → Personal Info
3. Το όνομα της σελίδας σαςMy Settings → My Appointments Page. Π.χ. maria-papadopoulou. → My Appointments Page
4. Οι ώρες που δουλεύετεMy Settings → My Availability: μέρες ON/OFF, ώρες, αργίες, διακοπές, μορφή ώρας 24ώρου. → My Availability
5. Ένα email αποστολέαMy Settings → Email Accounts → +Add Email Account, και πατήστε τον σύνδεσμο επιβεβαίωσης που θα σας έρθει. → Email Accounts
6. Τι ειδοποιήσεις θέλετε εσείςMy Settings → Notifications: email για κάθε νέα κράτηση, υπενθύμιση πριν από κάθε ραντεβού. → Notifications
7. Η πρώτη υπηρεσίαServices → μπλε μολύβι στη «My Service» (ή +Add Service): όνομα, διάρκεια, τιμή, περιγραφή, εικόνα. → Services
8. Οι ώρες της υπηρεσίαςΚαρτέλα Service Hours: ανά πόσα λεπτά ξεκινούν τα ραντεβού, πόσο νωρίτερα πρέπει να κλείνουν, πόσο μακριά στο μέλλον. → Service Hours
9. Τι θα ρωτάτε τον πελάτηΚαρτέλα Booking Form: όνομα, email, τηλέφωνο και ό,τι άλλο χρειάζεστε. → Booking Form
10. Ανάψτε τα emails της υπηρεσίας (πολύ σημαντικό)Καρτέλα Notification. Σε νέα υπηρεσία είναι όλα σβηστά: κανείς δεν παίρνει email μέχρι να τα ανάψετε και να πατήσετε Save All Modifications. → Notification
11. Τίτλος και κείμενο της σελίδαςCustomize Page → Design: γράψτε τίτλο (Header) και, αν θέλετε, μια πρόταση από κάτω (Sub-Header). → Customize Page
12. Google Calendar (προαιρετικό, προτείνεται)My Settings → Google Sync → CONNECT. → Google Sync
13. Πληρωμές με κάρτα (προαιρετικό)My Settings → Stripe Credentials. → Stripe
14. ΔοκιμήΠατήστε View MyAppointments Page στο Dashboard, κλείστε ένα ραντεβού με το δικό σας email, δείτε ότι ήρθαν τα emails, και ακυρώστε το με τον σύνδεσμο του email. → Τι βλέπει ο πελάτης

Είσοδος και έξοδος

Είσοδος

1. Ανοίξτε https://www.myappointments.biz/login. Θα δείτε τον τίτλο Please Enter Your Information.
2. Στο πεδίο Username γράψτε το όνομα χρήστη του λογαριασμού σας στην OurGlobalIdea.
3. Στο πεδίο Password γράψτε τον κωδικό σας στην OurGlobalIdea.
4. Πατήστε Login. Μπαίνετε στο Dashboard.

here (στο κείμενο κάτω από το Login)

Σας πηγαίνει στην OurGlobalIdea για ανανέωση της συνδρομής ή για να δείτε παλιές συνδρομές.

Privacy Policy / Terms of Service

Πολιτική απορρήτου και όροι χρήσης.

Έξοδος

Πάνω δεξιά, πατήστε ⏻ Logout. Επιστρέφετε στη σελίδα εισόδου. Αν μείνετε πολλή ώρα χωρίς να κάνετε τίποτα, το πρόγραμμα σας βγάζει μόνο του για ασφάλεια· απλώς μπείτε ξανά.

Αλλαγή κωδικού και συνδρομή

Ο κωδικός και η συνδρομή σας διαχειρίζονται στην OurGlobalIdea. Από το Dashboard, το κουμπί Account Management ανοίγει τη σωστή σελίδα. Αν η συνδρομή λήξει, μπορείτε ακόμα να μπείτε, αλλά η σελίδα κρατήσεών σας σταματά να δέχεται πελάτες και οι υπενθυμίσεις δεν φεύγουν μέχρι την ανανέωση.

Η οθόνη και το μενού

Όλες οι σελίδες του προγράμματος έχουν το ίδιο πλαίσιο:

• Πάνω αριστερά το λογότυπο MyAppointments.biz (δεν κάνει κάτι αν το πατήσετε).
• Πάνω δεξιά το ⏻ Logout για έξοδο.
• Αριστερά το μενού με τις 7 σελίδες.
• Κάτω η γραμμή © Myappointments All Rights Reserved και, σε μεγάλες σελίδες, ένα βελάκι κάτω δεξιά που σας πάει στην αρχή της σελίδας.

Dashboard: η αρχική σας

Μενού → Dashboard

Τα κουμπιά επάνω

View MyAppointments Page

Ανοίγει σε νέα καρτέλα τη δημόσια σελίδα κρατήσεών σας, όπως τη βλέπουν οι πελάτες. Χρήσιμο για έλεγχο μετά από κάθε αλλαγή. Αν δεν έχετε ορίσει ακόμα όνομα σελίδας, ανοίγει η αρχική του myappointments.biz.

My Appointment Pages

Σας πηγαίνει στο My Settings → My Appointments Page, όπου ορίζετε το όνομα της σελίδας σας. Πατήστε ακριβώς πάνω στο κείμενο του κουμπιού· αν πατήσετε δίπλα, ανοίγει μια παλιά σελίδα που δεν χρειάζεστε.

Appointment Today

Ο αριθμός στο μπλε κουτάκι = πόσα ραντεβού γίνονται σήμερα (χωρίς τα ακυρωμένα). Πατώντας το πάτε στο Appointment Manager.

New Booking Today

Πόσες κρατήσεις έγιναν σήμερα (κλείστηκαν σήμερα, για οποιαδήποτε μέρα). Πατώντας το πάτε στο Appointment Manager.

Active Services

Πόσες υπηρεσίες σας είναι ενεργές (φαίνονται στους πελάτες). Πατώντας το πάτε στις Services.

Account Management

Ανοίγει τον λογαριασμό σας στην OurGlobalIdea: συνδρομή, ανανέωση, κωδικός.

Το ημερολόγιο (Calendar)

Δείχνει όλα τα ραντεβού σας (εκτός από τα ακυρωμένα) και, αν έχετε συνδέσει Google, και τα γεγονότα του Google Calendar σας. Κάθε ραντεβού γράφει ώρα, όνομα πελάτη και υπηρεσία. Τα γεγονότα του Google γράφουν «… Google Calendar».

< >

Προηγούμενος / επόμενος μήνας (ή εβδομάδα ή μέρα, ανάλογα με την προβολή).

today

Επιστροφή στο σήμερα.

month week day

Προβολή ανά μήνα, εβδομάδα ή μέρα. Η εβδομάδα και η μέρα δείχνουν τα ραντεβού σε ωριαία στήλη, πιο καθαρά.

Αριθμός μέρας

Πατώντας τον αριθμό μιας μέρας, ανοίγει η προβολή εκείνης της μέρας.

+3 more

Η μέρα έχει περισσότερα ραντεβού από όσα χωρούν. Πατήστε το για να τα δείτε όλα.

X πάνω σε ραντεβού

Οριστική διαγραφή του ραντεβού. Ζητά επιβεβαίωση: Are you sure to delete this event permanently?. Δείτε την προειδοποίηση πιο κάτω.

Κενό σημείο μιας μέρας

Ανοίγει το παράθυρο για νέο ραντεβού.

Πάνω σε ραντεβού

Ανοίγει το παράθυρο αλλαγής ραντεβού.

Τα ραντεβού δεν μετακινούνται με σύρσιμο. Για αλλαγή ώρας ανοίξτε το ραντεβού (επόμενη ενότητα).

Νέο ραντεβού από το Dashboard (π.χ. πελάτης που τηλεφώνησε)

1. Στο ημερολόγιο πατήστε σε κενό σημείο της μέρας που θέλετε. Ανοίγει το παράθυρο Calendar Events.
2. NAME: γράψτε το όνομα του πελάτη (υποχρεωτικό· αλλιώς Name field is required.).
3. SERVICE: διαλέξτε υπηρεσία. Φαίνονται μόνο οι ενεργές.
4. START TIME: διαλέξτε ώρα. Η λίστα δείχνει μόνο τις ελεύθερες ώρες εκείνης της μέρας, σύμφωνα με το ωράριό σας και τα υπάρχοντα ραντεβού. Αν αλλάξετε υπηρεσία, η λίστα ξαναγεμίζει.
5. Πατήστε Add. Βλέπετε Booking in progress... και η σελίδα ανανεώνεται με το νέο ραντεβού.

Αλλαγή ραντεβού (μετακίνηση, διόρθωση στοιχείων)

SERVICE

Η υπηρεσία. Είναι κλειδωμένη (γκρι) σε ραντεβού που έχουν ήδη υπηρεσία.

DATE

Η ημερομηνία. Αλλάζοντάς την, η λίστα ωρών ξαναγεμίζει με τις ελεύθερες ώρες της νέας μέρας.

START TIME

Η ώρα. Η τωρινή ώρα είναι ήδη επιλεγμένη.

GOOGLE MEET LINK

Εμφανίζεται αν το ραντεβού έχει βιντεοκλήση. Join Link = μπαίνετε στην κλήση. Copy Link = αντιγράφει τον σύνδεσμο για να τον στείλετε κάπου.

Δεξιά πεδία

Όσα συμπλήρωσε ο πελάτης (όνομα, email, τηλέφωνο, άλλα πεδία). Μπορείτε να τα διορθώσετε. Αν υπάρχουν Guest Emails ή Notes, έχουν Add Email/Add Note για προσθήκη και Remove για αφαίρεση.

Update

Αποθηκεύει τις αλλαγές.

Recent Booking (πρόσφατες κρατήσεις)

Ο πίνακας δεξιά δείχνει τις 50 πιο πρόσφατες κρατήσεις, και τις ακυρωμένες (γράφουν Canceled).

Show 10 entries

Πόσες γραμμές φαίνονται κάθε φορά (10, 25, 50, 100).

Search:

Γράψτε μια λέξη (π.χ. όνομα υπηρεσίας) για να φιλτράρετε τον πίνακα αμέσως.

Επικεφαλίδες στηλών

Πατώντας μια επικεφαλίδα (#, Service, DateTime, Booking Status) ταξινομείτε. Ξανά = αντίστροφη σειρά.

Previous / Next

Προηγούμενη / επόμενη σελίδα του πίνακα.

View all bookings

Σύνδεσμος κάτω δεξιά στο πλαίσιο (με αχνά γράμματα): πάει στο Appointment Manager.

Η στήλη DateTime δείχνει την ώρα στη δική σας ζώνη. Αν ο πελάτης έκλεισε από άλλη χώρα, μια γκρι γραμμή δείχνει και τη δική του ώρα (Client: …).

Appointment Manager: όλα τα ραντεβού σε λίστα

Μενού → Appointment Manager

Ο πίνακας έχει τις στήλες Email, Name, Service, Booking Date (πότε έγινε η κράτηση), Appointment Date/Time (πότε είναι το ραντεβού, στη δική σας ζώνη ώρας) και Status με τα κουμπιά ενεργειών. Όλα τα ραντεβού είναι σε μία σελίδα· για να βρείτε κάτι γρήγορα, χρησιμοποιήστε τα φίλτρα. Τα γεγονότα που ήρθαν από το Google Calendar δεν εμφανίζονται εδώ.

Φίλτρα και αναζήτηση

Search by Name/Email/Phone

Γράψτε όνομα, email ή τηλέφωνο και μετά πατήστε κάπου έξω από το πεδίο (όχι Enter). Η λίστα φιλτράρεται.

Service

Μόνο τα ραντεβού μιας υπηρεσίας.

Status

Confirmed (επιβεβαιωμένα) ή Cancelled (ακυρωμένα).

Booking Date From ⇄

Δύο ημερομηνίες (από – έως): ραντεβού που κλείστηκαν μέσα σε αυτό το διάστημα. Πρέπει να συμπληρώσετε και τις δύο.

Appointment Date From ⇄

Δύο ημερομηνίες (από – έως): ραντεβού που γίνονται μέσα σε αυτό το διάστημα. Π.χ. «όλη την επόμενη εβδομάδα». Και οι δύο υποχρεωτικές.

Show "Confirmed" Appointment

Κουτάκι: δείξε τα επιβεβαιωμένα.

Show "Cancelled" Appointment

Κουτάκι: δείξε τα ακυρωμένα. Μαζί με το προηγούμενο δείχνει και τα δύο.

Επιβεβαίωση και ακύρωση ραντεβού

Το χρωματιστό κουμπί δείχνει την κατάσταση: Confirmed ⌄ επιβεβαιωμένο, Cancelled ⌄ ακυρωμένο. Κάθε κράτηση από τη σελίδα σας ξεκινά ως Confirmed. Πατήστε το για να το αλλάξετε:

Cancelled

Ακύρωση από εσάς. Ζητά επιβεβαίωση: Are you sure you want to cancel this appointment? The client may get a cancellation email and the reminders for this appointment will stop. Με OK:

• η ώρα ελευθερώνεται στη σελίδα κρατήσεων,
• οι υπενθυμίσεις σταματούν,
• ο πελάτης παίρνει email ακύρωσης μόνο αν στην υπηρεσία, καρτέλα Notification → Cancellation by admin, ο διακόπτης είναι ON (δείτε εδώ),
• αν έχετε συνδέσει Google, το γεγονός σβήνεται και από το Google Calendar σας.

Confirmed

Επαναφέρει ακυρωμένο ραντεβού σε επιβεβαιωμένο και ξαναβάζει τις υπενθυμίσεις του. Αν έχετε συνδέσει Google, το ραντεβού ξαναμπαίνει στο Google Calendar με νέο σύνδεσμο Meet. Αν η ώρα έχει πιαστεί στο μεταξύ, ρωτά This time-slot is already taken by another booking. Are you sure you want to double-book? Ο πελάτης δεν παίρνει email.

Το μπλε κουμπί ⓘ: πληροφορίες και υπενθυμίσεις

Ανοίγει το παράθυρο More Information: όλες οι απαντήσεις του πελάτη στη φόρμα και, από κάτω, ο πίνακας Reminders. Κλείνει με Close.

Κάτω από μια υπενθύμιση μπορεί να δείτε γκρι εξήγηση, π.χ. This reminder is OFF in the service settings, so it will not be sent. (η υπενθύμιση είναι σβηστή στην υπηρεσία) ή The client gave no email, so it cannot be sent.. Έτσι βλέπετε αμέσως γιατί κάποιος δεν θα πάρει υπενθύμιση.

Ο κάδος 🗑: οριστική διαγραφή

Ρωτά Are you sure?. Με OK το ραντεβού σβήνεται για πάντα, σβήνεται και από το Google Calendar, και ο πελάτης δεν ειδοποιείται. Χρησιμοποιήστε τον μόνο για λάθη ή δοκιμές· για κανονική ακύρωση προτιμήστε Cancelled, ώστε να κρατηθεί ιστορικό.

Export Contacts: λίστα πελατών σε Excel

Το μπλε κουμπί Export Contacts κατεβάζει αρχείο contacts_ημερομηνία.csv που ανοίγει στο Excel με τα ελληνικά σωστά. Στήλες: Email, Name, Phone, Service, Booking Date, Appointment Date/Time, Status.

My Settings: οι ρυθμίσεις σας

Μενού → My Settings

Η σελίδα έχει 7 καρτέλες: Personal Info, My Availability, My Appointments Page, Email Accounts, Notifications, Google Sync, Stripe Credentials. Κάθε καρτέλα έχει το δικό της κουμπί αποθήκευσης· αποθηκεύει μόνο ό,τι υπάρχει στη συγκεκριμένη καρτέλα.

Personal Info: τα στοιχεία σας

Πατήστε Update. Μήνυμα: Personal details updated successfully!. Αν δεν διαλέξατε ζώνη ώρας: Please select your time zone. Your other details were saved, but the time zone was not changed.

My Availability: πότε δουλεύετε

Εδώ ορίζετε το γενικό ωράριό σας: ποιες μέρες και ώρες μπορούν να κλείνουν ραντεβού, ποιες μέρες είναι κλειστές (αργίες) και πότε είστε σε διακοπές. Ισχύει για όλες τις υπηρεσίες (εκτός αν μια υπηρεσία δηλωθεί «Special Event»).

Ώρες ανά μέρα

Διακόπτης ON/OFF δίπλα σε κάθε μέρα

ON = δουλεύετε εκείνη τη μέρα. OFF = κλειστά, κανένα ραντεβού.

[ώρα] TO [ώρα]

Ένα διάστημα εργασίας, π.χ. 09:00 TO 14:00. Οι ώρες πάνε ανά μισάωρο.

⊕ (μπλε)

Προσθέτει δεύτερο διάστημα στην ίδια μέρα, π.χ. για διάλειμμα: 09:00–14:00 και 17:00–21:00. Μέχρι 20 διαστήματα τη μέρα.

ⓧ (μαύρο)

Αφαιρεί ένα διάστημα. Το πρώτο διάστημα κάθε μέρας δεν αφαιρείται (για κλειστή μέρα βάλτε OFF).

Always Available

Κουτάκι «πάντα διαθέσιμος». Δεν το προτείνουμε. Μόλις το τσεκάρετε και αποθηκεύσετε, σβήνονται οι ώρες που είχατε ορίσει, και για τις υπηρεσίες που ακολουθούν το ωράριό σας σημαίνει περίπου 06:00 έως 23:40 κάθε μέρα, και Σαββατοκύριακα. Αν θέλετε μεγάλο ωράριο, ορίστε το με ώρες.

Copy Availability: αντιγραφή ωραρίου από άλλον

Το κουμπί Copy Availability ανοίγει παράθυρο:

• MY Availability Code: ο δικός σας κωδικός (μορφή #aB3dE). Σε νέο λογαριασμό είναι κενός: πατήστε Reset Code για να φτιαχτεί. Δώστε τον σε συνεργάτη που θέλει το ίδιο ωράριο. Με νέο Reset ο παλιός κωδικός σταματά να ισχύει.
• Import Information from availability Code: γράψτε τον κωδικό του άλλου (με το #) και πατήστε Copy. Το ωράριό σας, οι κλειστές μέρες και οι διακοπές αντικαθίστανται με τα δικά του. Μήνυμα: My Availability updated successfully!. Λάθος κωδικός: This is invalid code try another one!.
• Close κλείνει το παράθυρο.

Choose Blocked Days: μεμονωμένες κλειστές μέρες

Κάθε γραμμή = μία κλειστή μέρα: [μέρα 1–31] [μήνας] και πεδίο Type Remark για σημείωση (π.χ. «Πάσχα»). ⊕ προσθέτει γραμμή, ⊖ αφαιρεί την τελευταία που προσθέσατε, ⓧ αφαιρεί μια αποθηκευμένη.

• Η μέρα επαναλαμβάνεται κάθε χρόνο (δεν έχει έτος). Ιδανικό για σταθερές αργίες: 1/1, 6/1, 25/3, 1/5, 15/8, 28/10, 25/12, 26/12.
• Για κινητές αργίες (Πάσχα, Αγίου Πνεύματος) αλλάξτε τη μέρα κάθε χρόνο.
• Υπάρχει πάντα τουλάχιστον μία γραμμή· αν δεν βάλετε τίποτα, μένει η 1η Ιανουαρίου. Είναι φυσιολογικό.

Vacation: διακοπές

Κάθε γραμμή = ένα διάστημα: [μέρα] [μήνας] Until [μέρα] [μήνας]. Όλες οι μέρες ενδιάμεσα (και οι δύο άκρες) είναι κλειστές, κάθε χρόνο. Δουλεύει και πάνω από την αλλαγή χρόνου (π.χ. 24 December Until 2 January). ⊕ προσθέτει διάστημα (έως 10), ⊖ αφαιρεί το τελευταίο. Η πρώτη γραμμή δεν αφαιρείται· αν δεν έχετε διακοπές, αφήστε τη 1 January Until 1 January.

Time Format

12 hour format [5:00 pm] ή 24 hour format [17:00]. Για Ελλάδα προτείνεται το 24ωρο. Επηρεάζει τις ώρες στη σελίδα κρατήσεων και στα emails.

Στο τέλος πατήστε Update. Μήνυμα: Availability details updated successfully!

My Appointments Page: η διεύθυνση της σελίδας σας

Το κύριο όνομα

1. Στο πεδίο κάτω από This will be used to create your appointments page: γράψτε το όνομα που θέλετε, π.χ. maria-papadopoulou ή iatreio-kentro.
2. Από κάτω βλέπετε πώς θα είναι η διεύθυνση: Your Appointment Page url will look like this → https://www.myappointments.biz/maria-papadopoulou.
3. Καθώς γράφετε, εμφανίζεται πράσινο ✓ You can take this URL. (ελεύθερο, ή είναι ήδη το δικό σας) ή κόκκινο ✗ This URL is already in use. Please choose another one. (το έχει άλλος· το κουμπί Update κλειδώνει).
4. Πατήστε Update. Μήνυμα: SubDomain value updated successfully!

Alias URLs: επιπλέον διευθύνσεις

Ένα «alias» είναι δεύτερη διεύθυνση που δείχνει μόνο όσες υπηρεσίες διαλέξετε. Παράδειγμα: …/maria-seminaria μόνο με τα σεμινάρια και …/maria-syneteries μόνο με τις συνεδρίες.

1. Στο Alias URL slug γράψτε το όνομα (ίδιοι κανόνες με παραπάνω). Από κάτω βλέπετε Alias URL preview: και το μήνυμα This alias URL is available. (ελεύθερο) ή This alias URL is already in use. (πιασμένο).
2. Πατήστε Add Alias. Μήνυμα: Alias URL added successfully!. Το alias μπαίνει στον πίνακα από κάτω.
3. Απαραίτητο: πηγαίνετε στις Services και, σε κάθε υπηρεσία που θέλετε να φαίνεται στο alias, πατήστε Manage Links και διαλέξτε το (δείτε εδώ). Ένα alias χωρίς υπηρεσίες δείχνει άδεια σελίδα.

Στον πίνακα: το μπλε μολύβι αλλάζει ένα alias (το κουμπί γίνεται Update Alias, και Cancel για ακύρωση). Το κόκκινο Delete το σβήνει (ρωτά Are you sure you want to delete this alias URL?). Η κύρια διεύθυνσή σας δείχνει πάντα όλες τις ενεργές υπηρεσίες.

Email Accounts: από ποιο email φεύγουν τα μηνύματα

Ο πίνακας Manage Email List δείχνει τις διευθύνσεις σας. Η πρώτη γραμμή, MyAppointments.biz – noreply@myappointments.biz, είναι η διεύθυνση του συστήματος και υπάρχει πάντα. Οι στήλες: Sender Name (όνομα αποστολέα), Email Address, Type (Simple ή SMTP), Status (Verified επιβεβαιωμένο ή Inactive ανεπιβεβαίωτο), Action (μολύβι = αλλαγή, κάδος = διαγραφή).

Simple ή SMTP; Ποιο να διαλέξω

Προσθήκη email

1. Πατήστε +Add Email Account (επάνω δεξιά). Ανοίγει το παράθυρο +Add Email Account here.
2. Στη λίστα επάνω διαλέξτε Simple ή SMTP.
3. Please Enter Your Sender Name: το όνομα που θα βλέπουν οι πελάτες (π.χ. «Μαρία Παπαδοπούλου – Σύμβουλος»).
4. Please Enter Your Email: η διεύθυνσή σας.
5. Μόνο για SMTP: SMTP Server, SMTP Port, SMTP Username, SMTP Password. Θα τα βρείτε στις οδηγίες του παρόχου σας. Παράδειγμα Gmail: server smtp.gmail.com, port 465 ή 587, username ολόκληρο το email, password ένας «κωδικός εφαρμογής» που φτιάχνετε στον λογαριασμό Google (όχι ο κανονικός σας κωδικός).
6. Προαιρετικός έλεγχος (για SMTP): στο κενό πεδίο δίπλα στο Send Test Email γράψτε ένα email σας και πατήστε το κουμπί. Βλέπετε Mail successfully sent !!! αν δουλεύει ή Email not sent αν κάποιο στοιχείο είναι λάθος.
7. Πατήστε Submit (ή Cancel για ακύρωση).

• Simple: βλέπετε A verification link has been sent to the email address you provided…. Ανοίξτε το email σας (θέμα Email Verification, κοιτάξτε και στα ανεπιθύμητα) και πατήστε Click Here.. Βλέπετε Your Email has been Verified Successfully...! και η διεύθυνση γίνεται Verified.
• SMTP: γίνεται αμέσως Verified: SMTP details have been added successfully.
• Αν δείτε Email ID all ready exists!, η διεύθυνση είναι ήδη καταχωρημένη (από εσάς ή άλλον χρήστη).

Αλλαγή (μολύβι) και διαγραφή (κάδος)

Το μολύβι ανοίγει τη σελίδα Edit Email Account here με τα ίδια πεδία και Update. Σε ανεπιβεβαίωτη διεύθυνση έχει SAVE CHANGES, BACK και RESEND VERIFICATION (ξαναστέλνει τον σύνδεσμο επιβεβαίωσης). Αν αλλάξετε τη διεύθυνση ενός Simple, χρειάζεται νέα επιβεβαίωση.

Ο κάδος ρωτά Are you sure to delete this email account?. Αν η διεύθυνση χρησιμοποιείται σε ειδοποιήσεις ή υπενθυμίσεις, δεν σβήνεται: This email account is being used in notification or reminder settings, so it cannot be deleted. Αλλάξτε πρώτα εκεί τον αποστολέα.

Notifications: ειδοποιήσεις για εσάς

Όπως γράφει και η σελίδα: The notifications on this tab are sent to you (the account owner), not to your clients. Τα emails προς τους πελάτες ρυθμίζονται σε κάθε υπηρεσία (Notification).

Η πρώτη φορά (φόρμα)

Send Me Notification To

Σε ποια διεύθυνση (από τις επιβεβαιωμένες) θα έρχονται οι ειδοποιήσεις. Με ⊕ προσθέτετε κι άλλες (έως 10, π.χ. και τη γραμματεία), με ⊖ αφαιρείτε.

New Bookings Notification

Yes = για κάθε νέα κράτηση παίρνετε αντίγραφο του email επιβεβαίωσης του πελάτη (θέμα Copy: …). No = δεν παίρνετε.

Appointment Reminders to Me

Yes = παίρνετε υπενθύμιση πριν από κάθε ραντεβού. Εμφανίζεται 1: Before Appointment για να διαλέξετε πόσο πριν (15 Min έως 30 Day). Με ⊕ μέχρι 3 υπενθυμίσεις (π.χ. 1 Day και 1 Hour). Ο πελάτης δεν τις βλέπει.

Reports

Συνοπτικό email με τα νέα και τα επερχόμενα ραντεβού. No = όχι. Daily = κάθε μέρα. Weekly = τις μέρες που τσεκάρετε (Mon. … Sun.). Send report at: τι ώρα (στη δική σας ώρα). Οι μέρες και η ώρα αφορούν μόνο Daily/Weekly.

Save Progress

Αποθήκευση. Μήνυμα: Notification details submitted successfully!

Μετά την αποθήκευση (πίνακας)

Η φόρμα αντικαθίσταται από πίνακα. Για αλλαγές πατήστε το μπλε μολύβι· ανοίγει η σελίδα Edit Notification Details Here με τα ίδια πεδία, όπου προσθέτετε διευθύνσεις με [ Add another email ], υπενθυμίσεις με [ Add Reminder ], αφαιρείτε με ✕, και πατάτε Update (ή Back για επιστροφή). Ο κάδος σβήνει τη ρύθμιση (ρωτά Are you sure to delete).

Google Sync: σύνδεση με Google Calendar

Σύνδεση

1. Πατήστε CONNECT. Ανοίγει μικρό παράθυρο του Google. Αν δεν ανοίξει, επιτρέψτε τα αναδυόμενα παράθυρα (pop-ups) για το myappointments.biz στον browser σας.
2. Διαλέξτε τον λογαριασμό Google που χρησιμοποιείτε για τα ραντεβού σας και δώστε τις άδειες που ζητά.
3. Το παράθυρο κλείνει μόνο του και η σελίδα ανανεώνεται. Το Google Calendar Sync Status: γράφει Active.

Block booking times when I am busy in Google Calendar

Για κάθε ημερολόγιό σας στο Google διαλέγετε Yes ή No:

• Yes = όταν έχετε κάτι σε αυτό το ημερολόγιο (π.χ. γιατρό, οικογενειακό), εκείνη η ώρα δεν προσφέρεται στους πελάτες. Προτείνεται για το κύριο ημερολόγιό σας.
• No = το ημερολόγιο αγνοείται (π.χ. ημερολόγιο αργιών ή γενεθλίων).
• Η αλλαγή αποθηκεύεται αμέσως· βλέπετε Saving... και μετά Saved.
• Γεγονότα που στο Google έχετε δηλώσει «Ελεύθερος/Free» και προσκλήσεις που απορρίψατε δεν μπλοκάρουν ποτέ.

Τι συγχρονίζεται

• Κάθε νέα κράτηση μπαίνει στο κύριο Google Calendar σας με σύνδεσμο Google Meet, και ο πελάτης λαμβάνει πρόσκληση από το Google.
• Αν μετακινήσετε το γεγονός μέσα στο Google Calendar, μετακινείται και η κράτηση (αν η νέα ώρα είναι ελεύθερη).
• Αν σβήσετε το γεγονός στο Google, η κράτηση δεν ακυρώνεται: σας έρχεται email Google Calendar event removed – your booking is still active. Αν θέλετε ακύρωση, κάντε την στο Appointment Manager.
• Οι αλλαγές από το Google περνούν μέσα σε 1–2 λεπτά.

DISCONNECT

Αποσύνδεση αμέσως, χωρίς ερώτηση. Τα νέα ραντεβού δεν πάνε στο Google και οι ώρες του Google δεν μπλοκάρουν πια.

RECONNECT

Εμφανίζεται όταν η κατάσταση γράφει κόκκινο Not working – please reconnect (π.χ. αλλάξατε κωδικό Google ή αφαιρέσατε την άδεια). Πατήστε το και συνδεθείτε ξανά.

Stripe Credentials: πληρωμή με κάρτα

Το Stripe είναι εταιρεία που εισπράττει πληρωμές με κάρτα για λογαριασμό σας. Χρειάζεστε δωρεάν λογαριασμό στο stripe.com. Τα χρήματα πάνε στον λογαριασμό σας στο Stripe και από εκεί στην τράπεζά σας.

Το πλαίσιο επάνω δείχνει την κατάσταση:

• Online payments: OFF: δεν έχετε βάλει κλειδί· οι υπηρεσίες με τιμή κλείνονται χωρίς πληρωμή.
• Online payments: TEST mode: δοκιμαστικά κλειδιά· δεν εισπράττονται πραγματικά χρήματα.
• Online payments: LIVE: κανονική λειτουργία· οι πελάτες πληρώνουν με κάρτα όταν κλείνουν υπηρεσία με τιμή.

1. Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαλέξει νόμισμα στο Personal Info. Χωρίς νόμισμα τα κλειδιά δεν αποθηκεύονται.
2. Στο Stripe: Developers → API keys, πατήστε Reveal live key και αντιγράψτε το Secret key (αρχίζει με sk_live_).
3. Επικολλήστε το στο Stripe Secret Key (required for online payments).
4. Προαιρετικά, το Publishable key (pk_live_…) στο Stripe Publishable Key (optional).
5. Πατήστε Update. Μήνυμα: Stripe credentials updated successfully! και το πλαίσιο γράφει LIVE.

• Το αποθηκευμένο μυστικό κλειδί δεν ξαναφαίνεται ποτέ ολόκληρο· βλέπετε Saved: sk_live_...abcd — leave the field empty to keep it. Αφήστε το πεδίο κενό για να μείνει ίδιο.
• Το κουτάκι Remove my Stripe keys (turns off online card payments) + Update σβήνει τα κλειδιά και κλείνει τις πληρωμές.
• Αν κάτι είναι λάθος, βλέπετε κόκκινο μήνυμα που αρχίζει Nothing was saved. και εξηγεί τι να διορθώσετε (π.χ. βάλατε το publishable στη θέση του secret, ή το ένα κλειδί είναι LIVE και το άλλο TEST).
• Πληρωμή ζητείται μόνο για υπηρεσίες με τιμή μεγαλύτερη από 0. Οι υπόλοιπες μένουν δωρεάν.

Services: οι υπηρεσίες σας

Μενού → Services

Υπηρεσία είναι κάθε τύπος ραντεβού που προσφέρετε, π.χ. «Πρώτη γνωριμία 15΄», «Συνεδρία 50΄», «Μάθημα 1 ώρας». Κάθε υπηρεσία έχει δική της διάρκεια, τιμή, ώρες, φόρμα και emails. Κάθε νέος λογαριασμός ξεκινά με μία υπηρεσία «My Service», την οποία αλλάζετε.

Η λίστα υπηρεσιών (Services List)

Manage Links: σε ποια aliases φαίνεται

Ανοίγει το παράθυρο Alias URLs for <υπηρεσία>. Πατήστε μέσα στο κουτί και διαλέξτε ένα ή περισσότερα aliases (για αφαίρεση, το μικρό × πάνω στο όνομα). Πατήστε Save Links. Αν δεν έχετε aliases, γράφει Create alias URLs in My Setting first, then assign them to services here. Η κύρια σελίδα σας δείχνει πάντα όλες τις ενεργές υπηρεσίες, ανεξάρτητα από αυτό.

Νέα υπηρεσία (+Add Service)

1. Στη λίστα πατήστε +Add Service (επάνω δεξιά).
2. Εικόνα (προαιρετικά): πατήστε Επιλογή αρχείου / Choose File και διαλέξτε PNG, JPG ή GIF έως 7 MB. Προτιμήστε οριζόντια εικόνα.
3. Service Name: το όνομα που θα βλέπουν οι πελάτες. Πρέπει να διαφέρει από τις άλλες υπηρεσίες σας.
4. Duration: ώρες και λεπτά. Δεν γίνεται 0 και 0 (Please select duration of service.).
5. Break After Each Appointment: διάλειμμα μετά από κάθε ραντεβού (π.χ. 10 Minutes για να ετοιμαστείτε). Ο πελάτης δεν το βλέπει, αλλά δεν μπορεί να κλείσει ραντεβού μέσα σε αυτό.
6. Service Price: μόνο αριθμός, με τελεία ή κόμμα για δεκαδικά (π.χ. 40 ή 39,90). Κενό = δωρεάν. Μη γράφετε χιλιάδες με τελεία (π.χ. 1.200,00).
7. Description: λίγες γραμμές για το τι περιλαμβάνει. Ο πελάτης τη βλέπει, με «+ more» για ολόκληρη.
8. Πατήστε Save. Ανοίγει αυτόματα η σελίδα επεξεργασίας της νέας υπηρεσίας για να συνεχίσετε με ώρες, φόρμα και emails.

Το κουμπί Copy Service φτιάχνει υπηρεσία αντιγράφοντας μια άλλη μέσω κωδικού. Δείτε Service Code & αντιγραφή.

Στην επεξεργασία μιας υπηρεσίας (μπλε μολύβι) υπάρχουν 4 καρτέλες: Service Detail, Service Hours, Booking Form, Notification. Κάθε καρτέλα έχει δικό της κουμπί αποθήκευσης.

Καρτέλα Service Detail: βασικά στοιχεία

Τα ίδια πεδία με τη νέα υπηρεσία. Για εικόνα πατήστε Choose a file…. Το κόκκινο ✕ πάνω στην εικόνα τη σβήνει αμέσως, χωρίς ερώτηση. Πατήστε Update· μήνυμα Services details updated successfully!.

• Αν η τιμή είναι γραμμένη λάθος: The price was not saved. … Your other changes were saved.: τα υπόλοιπα αποθηκεύτηκαν, διορθώστε την τιμή.
• Αν η εικόνα δεν είναι PNG/JPG/GIF: Please Select Valid Image file.

Καρτέλα Service Hours: πότε κλείνεται αυτή η υπηρεσία

Booking Availability every

Ανά πόσο ξεκινούν οι διαθέσιμες ώρες: 15min, 30min ή 1hour. Παράδειγμα: υπηρεσία 30΄ με «15min» προσφέρει 10:00, 10:15, 10:30… Με «30min»: 10:00, 10:30, 11:00…

Use My Availability (from My Settings)

Τσεκαρισμένο (η προεπιλογή για νέα υπηρεσία): η υπηρεσία ακολουθεί ακριβώς το γενικό ωράριό σας. Οι ώρες από κάτω γκριζάρουν και φαίνεται το ωράριο του My Settings· με Change availability in My Settings πάτε να το αλλάξετε.
Χωρίς τσεκ: ορίζετε δικές της μέρες/ώρες παρακάτω. Τότε προσφέρονται μόνο ώρες που επιτρέπει και η υπηρεσία και το γενικό ωράριο (δείτε πώς βγαίνουν οι ώρες).

Μέρες με ON/OFF και ώρες

Όπως στο My Availability: διακόπτης ανά μέρα, διαστήματα [ώρα] TO [ώρα], ⊕ για επιπλέον διάστημα, ⓧ για αφαίρεση. Μήνυμα στο όριο: Only 20 textboxes allow.

Allow Multiple Persons to Book at the same time?

Αφήστε No. Η επιλογή Yes δεν δημιουργεί ομαδικά ραντεβού: μόλις κλειστεί μια ώρα, κρύβεται από τη σελίδα για τους υπόλοιπους.

Allow Bookings of Appointment starting in

Ελάχιστη προειδοποίηση. Πόσες μέρες (1 day…31 day) και/ή ώρες (1 Hour…24 Hours) από τώρα μπορεί να είναι το νωρίτερο ραντεβού. Π.χ. «12 Hours» = κανείς δεν μπορεί να κλείσει για τις επόμενες 12 ώρες. Κενό = μέχρι και τώρα.

Allow Bookings of Appointment For the next

Πόσο μακριά στο μέλλον (1–31 μέρες). Π.χ. «30 Day» = μόνο τον επόμενο μήνα. Κενό = χωρίς όριο. Οι πιο μακρινές μέρες φαίνονται στο ημερολόγιο του πελάτη αλλά γράφουν «No time slots available».

Service Available from / Service Available Until

Από ποια και μέχρι ποια ημερομηνία προσφέρεται η υπηρεσία (μέρα / μήνας / έτος). Χρήσιμο για εποχικές υπηρεσίες ή προσφορές. Κενά = πάντα.

Special Event (Ignore My Availability)

Για ειδικές εκδηλώσεις (π.χ. σεμινάριο Σαββάτου): η υπηρεσία χρησιμοποιεί μόνο τις δικές της ώρες και αγνοεί το γενικό ωράριο, τις κλειστές μέρες και τις διακοπές.

Update

Αποθήκευση. Μήνυμα: Service hours details updated successfully!

Καρτέλα Booking Form: τι ρωτάτε τον πελάτη

Ο πίνακας Manage Booking Form δείχνει τα πεδία της φόρμας που συμπληρώνει ο πελάτης (βήμα 3 της κράτησης).

• Το πρώτο πεδίο (όνομα) είναι πάντα υποχρεωτικό και δεν σβήνεται.
• Το Email δεν σβήνεται. Μπορείτε να το κάνετε προαιρετικό, αλλά χωρίς email ο πελάτης δεν παίρνει επιβεβαίωση ούτε υπενθυμίσεις. Προτείνεται να μείνει υποχρεωτικό.
• Guest Emails: αν το ενεργοποιήσετε, ο πελάτης βλέπει + Add Guest και προσθέτει emails άλλων συμμετεχόντων· αυτοί παίρνουν κρυφό αντίγραφο της επιβεβαίωσης, της ακύρωσης και των υπενθυμίσεων.
• Notes: αν το ενεργοποιήσετε, ο πελάτης βλέπει + Add Note για να γράψει σημειώσεις.
• Τα Guest Emails και Notes δεν σβήνονται· τα κρύβετε με το Status.

Νέο πεδίο (+Add Field)

1. Πατήστε +Add Field. Ανοίγει το Create New Field.
2. Field Name: η ερώτηση, π.χ. «Τηλέφωνο» ή «Πώς μας βρήκατε;».
3. Field Type: Text, Email, Numeric, Check Box, Single Choice ή Multiple Choice.
4. Για Single/Multiple Choice γράψτε τις επιλογές στα αριθμημένα κουτιά· [ add choice ] προσθέτει κουτί (έως 10), ⊖ αφαιρεί. Μη βάζετε κόμμα μέσα σε μια επιλογή.
5. Πατήστε Save. Μήνυμα: Booking details submitted successfully!

Αλλαγή πεδίου, σειρά

• Μολύβι → σελίδα Edit Booking Details here: αλλάζετε Field Name, τύπο και επιλογές ([ remove ] σβήνει μια επιλογή αμέσως). Update για αποθήκευση, Back για επιστροφή.
• Σειρά: σύρετε μια γραμμή του πίνακα πάνω ή κάτω με το ποντίκι και πατήστε Save Form Changes. Μήνυμα: Booking details updated successfully!

Καρτέλα Notification: τα emails προς τον πελάτη

Γρήγορο στήσιμο (5 λεπτά)

1. Αριστερά, στο Sender Email, διαλέξτε το επιβεβαιωμένο email σας (ή αφήστε noreply@myappointments.biz).
2. Υπο-καρτέλα Successfull Booking: πατήστε Restore default email text (γεμίζει θέμα και κείμενο) και ανάψτε τον διακόπτη σε ON.
3. Το ίδιο στο Cancellation και στο Cancellation by admin.
4. Δεξιά, στο Sender Email διαλέξτε αποστολέα για τις υπενθυμίσεις.
5. Υπο-καρτέλα 1: Restore default email text, διακόπτης ON, Send Before π.χ. 1 Day. Αν θέλετε δεύτερη υπενθύμιση, το ίδιο στο 2 με π.χ. 1 Hour.
6. Πατήστε Save All Modifications στο κάτω μέρος. Μήνυμα: Notification settings saved.

Αριστερά: Send Instant Notification

Sender Email

Από ποια διεύθυνση φεύγουν αυτά τα emails. Οι επιλογές είναι η noreply@myappointments.biz και οι επιβεβαιωμένες διευθύνσεις σας από το Email Accounts.

Successfull Booking

Email επιβεβαίωσης που φεύγει αμέσως μόλις ο πελάτης κλείσει. Πηγαίνει στον πελάτη (και κρυφό αντίγραφο στους καλεσμένους του), και σε εσάς ως Copy: … (δείτε Notifications). Αν το σβήσετε, δεν φεύγει σε κανέναν.

Cancellation

Email προς τον πελάτη όταν ο ίδιος ακυρώνει με τον σύνδεσμο του email του. (Εσείς ενημερώνεστε πάντα, ανεξάρτητα από αυτό.)

Cancellation by admin

Email προς τον πελάτη όταν εσείς ακυρώνετε από το Appointment Manager.

Διακόπτης ON/OFF

Πατήστε τον για να αλλάξει. ON = το email φεύγει.

Email Subject

Το θέμα του email. Αν μείνει κενό, μπαίνει «Meeting Confirmation Mail».

Επεξεργαστής κειμένου

Το σώμα του email, με εργαλεία όπως στο Word (έντονα, χρώμα, σύνδεσμοι, εικόνες). Μπορείτε να βάλετε ετικέτες όπως {{customer_name}} που αντικαθίστανται με τα πραγματικά στοιχεία.

Restore default email text

Βάζει έτοιμο θέμα και κείμενο (στα αγγλικά), που μετά μπορείτε να αλλάξετε. Δεν αποθηκεύεται μέχρι να πατήσετε Save All Modifications.

Δεξιά: Send Reminder (υπενθυμίσεις προς τον πελάτη)

Μέχρι 3 υπενθυμίσεις (υπο-καρτέλες 1, 2, 3). Φεύγουν στον πελάτη και στους καλεσμένους του, όχι σε εσάς.

Sender Email

Αποστολέας. Αν η διεύθυνση είναι Simple (όχι SMTP), το email φεύγει από noreply@myappointments.biz και οι απαντήσεις έρχονται στη δική σας. Γι' αυτό στη λίστα γράφει (sent from noreply@myappointments.biz, client replies go to this address).

Διακόπτης ON/OFF

Ενεργή ή όχι η συγκεκριμένη υπενθύμιση.

Email Subject

Θέμα. Εδώ δουλεύουν και ετικέτες, π.χ. «Το ραντεβού σας σε {{reminder_time_el}}».

Send Before

Πόσο πριν από το ραντεβού: 15 Min, 30 Min, 1–3 Hour, 1–5 Day, 7, 10, 15, 30 Day.

Μπλε γραμμές παραδείγματος

Το πρόγραμμα γράφει με παράδειγμα πότε θα φύγει, π.χ. Sent to your CLIENT 30 minutes before the appointment. Example: appointment at 18:15 → email at 17:45., και επάνω μια σύνοψη όλων.

Send me a test email

Σας στέλνει (στο email του λογαριασμού σας) δοκιμή της υπενθύμισης με το κείμενο που βλέπετε στην οθόνη, με θέμα που αρχίζει «[TEST]» και παραδειγματικό πελάτη «Sample Client». Έως 5 δοκιμές ανά 10 λεπτά. Αν το κείμενο έχει ετικέτα που δεν υπάρχει, θα σας το πει.

• Μια υπενθύμιση φεύγει μόνο αν η ώρα αποστολής της είναι μετά τη στιγμή της κράτησης (ραντεβού για σε 2 ώρες δεν παίρνει υπενθύμιση «1 Day»).
• Οι υπενθυμίσεις ελέγχονται κάθε 5 λεπτά, άρα μπορεί να φύγουν έως 5 λεπτά μετά την ακριβή ώρα.
• Όταν πατήσετε Save All Modifications, το νέο κείμενο και ο νέος χρόνος ισχύουν και για τα ήδη κλεισμένα μελλοντικά ραντεβού.
• Αν σβήσετε (OFF) μια υπενθύμιση, δεν φεύγει ούτε για όσα ραντεβού είχαν ήδη κλειστεί.

Αποθήκευση

Ένα κουμπί για όλη την καρτέλα: Save All Modifications. Όσο έχετε αλλαγές που δεν αποθηκεύτηκαν, βλέπετε You have unsaved changes… και «(unsaved)» δίπλα στο όνομα της καρτέλας. Αν πάτε να φύγετε, ο browser σας προειδοποιεί. Μετά την αποθήκευση: Notification settings saved. και, αν άλλαξαν υπενθυμίσεις, πόσα μελλοντικά ραντεβού ενημερώθηκαν.

Service Code & αντιγραφή υπηρεσίας

Επάνω δεξιά στην επεξεργασία υπηρεσίας υπάρχει το κουμπί Service Code. Ανοίγει παράθυρο με τον κωδικό της υπηρεσίας (My Current Service Code, π.χ. #aB3dE). Reset Code φτιάχνει νέο κωδικό (ο παλιός παύει να ισχύει). Close κλείνει.

Για να φτιάξετε αντίγραφο μιας υπηρεσίας (δικής σας ή συνεργάτη που σας έδωσε τον κωδικό):

1. Services → +Add Service → Copy Service.
2. Στο Enter Valid Code γράψτε τον κωδικό μαζί με το #.
3. Πατήστε Copy. Δημιουργείται νέα υπηρεσία με όνομα «…-Copy» και ίδιες ώρες, φόρμα, emails, υπενθυμίσεις. Αλλάξτε της το όνομα.

Λάθος κωδικός: This Is Invalid Code Try Another one...!. Η πρώτη υπηρεσία ενός νέου λογαριασμού δεν έχει κωδικό μέχρι να πατήσετε Reset Code. Αν αντιγράψετε υπηρεσία άλλου, ανεβάστε δική σας εικόνα. Μετά την αντιγραφή ελέγξτε την καρτέλα Service Hours και πατήστε μία φορά Update.

Export to OMS (μόνο για χρήστες του OurGlobalIdea Marketing System)

Αν έχετε ενεργό λογαριασμό στο OMS με λίστες επαφών, στην καρτέλα Booking Form εμφανίζεται το κουμπί Export to OMS. Αλλιώς δεν εμφανίζεται καθόλου.

1. Πατήστε Export to OMS.
2. Step 1 — Select OMS Contact List: διαλέξτε τη λίστα όπου θα μπαίνουν οι πελάτες.
3. Step 2 — Optional Phone Mapping: Yes αν θέλετε να περνά και το τηλέφωνο, και διαλέξτε από ποιο πεδίο της φόρμας.
4. Save. Μήνυμα: OMS export configuration saved. και πλαίσιο Export to OMS active.

Από εκεί και πέρα, κάθε νέος πελάτης αυτής της υπηρεσίας προστίθεται στη λίστα (όνομα, email, τηλέφωνο αν το ορίσατε), αν δεν υπάρχει ήδη. Για διακοπή: Click here to reset it.

Payment History: οι πληρωμές με κάρτα

Μενού → Payment History

Η σελίδα Stripe Payment History δείχνει κάθε πληρωμή που ξεκίνησε από τη σελίδα κρατήσεών σας. Είναι μόνο για προβολή· επιστροφές χρημάτων γίνονται από το Stripe.

Status

All, ή μια κατάσταση: Paid (πληρώθηκε), Unpaid (ο πελάτης δεν ολοκλήρωσε).

Service

Πληρωμές μιας υπηρεσίας.

Booking

All, ή Paid, no active booking: πλήρωσαν αλλά δεν υπάρχει ενεργό ραντεβού.

Filter / Reset

Εφαρμογή / καθαρισμός φίλτρων.

← Newer / Older →

Σελίδες των 100 γραμμών.

Στήλες: ID, Date (πότε έγινε η πληρωμή), Service, Amount, Currency, Status (με κίτρινο TEST αν ήταν δοκιμαστική), Flow, Client, Client Email, Session ID και Payment Intent (κωδικοί του Stripe, για αναζήτηση εκεί), Appointment (το ραντεβού και η κατάστασή του, ή Deleted / No booking).

Customize Page: η εμφάνιση της σελίδας κρατήσεων

Μενού → Customize Page

4 καρτέλες: Templates, Design, Services & Time, Booking & Review. Μετά από κάθε αλλαγή, ελέγξτε με View MyAppointments Page στο Dashboard.

Templates: το πρότυπο

• Πρότυπο 1: σκούρο φόντο, αριθμημένα βήματα 1-2-3-4 επάνω.
• Πρότυπο 2: ανοιχτό φόντο, λεπτή μπάρα προόδου επάνω.
• Το Preview δεξιά δείχνει τη σελίδα σας όπως είναι τώρα. Τα κουμπιά του δεν πατιούνται.

Αλλαγή προτύπου: πατήστε το άλλο πρότυπο. Ρωτά Use this template for your booking page? Your saved colours and texts are kept.. Με OK η σελίδα σας αλλάζει πρότυπο και βλέπετε Template changed.. Κάθε πρότυπο κρατά τα δικά του χρώματα και κείμενα, οπότε μπορείτε να πηγαινοέρχεστε χωρίς να χάσετε τίποτα. Το πρότυπο που ήδη χρησιμοποιείτε (με το ✓) δεν κάνει τίποτα αν το πατήσετε.

Design: λογότυπο, τίτλοι, χρώματα

Color: πατήστε ένα χρωματιστό κουτί για να διαλέξετε χρώμα.

Choose Font

Γραμματοσειρά όλης της σελίδας (Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS κ.ά.). Χωρίς επιλογή = Poppins. Προτιμήστε Arial, Verdana ή Tahoma, που δείχνουν σωστά τα ελληνικά σε όλες τις συσκευές. Η «Georgia» δεν εφαρμόζεται.

Update

Αποθήκευση. Μήνυμα: Design details updated successfully!

Revert

Επαναφέρει τα χρώματα και τη γραμματοσειρά στις αρχικές τιμές του προτύπου. Ρωτά πρώτα Reset all colours and the font of this template to the original values? Your texts and logo are kept.· με Cancel δεν αλλάζει τίποτα. Τα κείμενα και το λογότυπο μένουν. Μετά βλέπετε Colours and font were reset to the original values.

Services & Time: ονόματα βημάτων 1 και 2

Πατήστε Update.

Booking & Review: ονόματα βημάτων 3 και 4

Πατήστε Update. Μήνυμα: Booking & Review details submitted successfully!

Embedded Form: η σελίδα κρατήσεων μέσα στο site σας

Μενού → Embedded Form

Αν έχετε δικό σας website, μπορείτε να εμφανίσετε εκεί τη σελίδα κρατήσεων, ώστε ο πελάτης να κλείνει χωρίς να φεύγει από το site σας. Το κουτί Embedded Code περιέχει τον κώδικα. Αν γράφει Embed form not available, ορίστε πρώτα όνομα σελίδας.

1. Πατήστε μέσα στο κουτί, πατήστε Ctrl+A (επιλογή όλων) και Ctrl+C (αντιγραφή). Σε Mac: ⌘+A, ⌘+C.
2. Στο site σας, στη σελίδα όπου θέλετε τις κρατήσεις, προσθέστε μπλοκ «HTML» (WordPress: μπλοκ Custom HTML· Wix: Embed Code / HTML iframe) και επικολλήστε με Ctrl+V.
3. Δημοσιεύστε τη σελίδα του site σας και δοκιμάστε την από υπολογιστή και κινητό.

Frame Background Color: + Update

Το χρώμα φόντου της σελίδας κρατήσεων μόνο όταν εμφανίζεται μέσα στο site σας, ώστε να ταιριάζει. Μήνυμα: Data saved successfully!

Αν μια υπηρεσία έχει πληρωμή, η σελίδα πληρωμής του Stripe ανοίγει σε ολόκληρο το παράθυρο, και μετά την πληρωμή ο πελάτης βλέπει την επιβεβαίωση στη σελίδα myappointments.biz (όχι μέσα στο site σας). Η κράτηση γίνεται κανονικά.

Αντί για ενσωμάτωση, μπορείτε απλώς να βάλετε στο site σας ένα κουμπί «Κλείστε ραντεβού» με σύνδεσμο https://www.myappointments.biz/το-όνομά-σας.

Τι βλέπει ο πελάτης σας

Καλό είναι να ξέρετε τι κάνει ο πελάτης, για να τον βοηθήσετε αν σας τηλεφωνήσει. Η σελίδα έχει 4 βήματα: Service → Time → Information → Success (ή τα ονόματα που ορίσατε στο Customize Page).

Βήμα 1: διαλέγει υπηρεσία

Πατώντας μια κάρτα προχωρά αμέσως στο βήμα 2. Με «+ more» διαβάζει όλη την περιγραφή. Αν έχετε μόνο μία δωρεάν υπηρεσία, η σελίδα πηγαίνει κατευθείαν στο βήμα 2.

Βήμα 2: διαλέγει μέρα και ώρα

• Οι μέρες πριν από τη νωρίτερη επιτρεπτή είναι γκρι.
• Πατώντας μια μέρα εμφανίζονται οι ελεύθερες ώρες της. Αν η μέρα είναι κλειστή ή γεμάτη, γράφει No time slots available: ο πελάτης δοκιμάζει άλλη μέρα.
• TimeZone: κάτω αριστερά. Συμπληρώνεται αυτόματα με τη ζώνη του πελάτη. Αν ο πελάτης είναι στο εξωτερικό, βλέπει τις ώρες στη δική του ώρα· εσείς τις βλέπετε στη δική σας.
• Πατώντας μια ώρα προχωρά στο βήμα 3.
• Η αριστερή στήλη γράφει πάντα «Google Meet». Αν κάνετε ραντεβού και δια ζώσης, γράψτε το στην περιγραφή της υπηρεσίας.

Βήμα 3: συμπληρώνει τη φόρμα

Πατά Complete Booking, ή Continue to Payment αν η υπηρεσία πληρώνεται με κάρτα. Αν λείπει κάτι, βλέπει κάτω από το πεδίο π.χ. This field is required ή Please enter a valid email address. Αν στο μεταξύ κάποιος άλλος έκλεισε την ίδια ώρα, βλέπει Sorry, this time was just booked. Please choose another time. και γυρίζει στο βήμα 2.

Πληρωμή (μόνο αν έχετε Stripe και η υπηρεσία έχει τιμή)

Ανοίγει η ασφαλής σελίδα του Stripe. Ο πελάτης βάζει την κάρτα του. Μόλις πληρώσει, η κράτηση ολοκληρώνεται αυτόματα. Αν πατήσει «πίσω» χωρίς να πληρώσει, βλέπει Payment was canceled. You can continue from the same step. με τα στοιχεία του συμπληρωμένα.

Βήμα 4: επιβεβαίωση

• Εμφανίζεται παράθυρο Thank you for using our Online Booking Platform με κουμπί Add to Google Calendar, που προσθέτει το ραντεβού στο Google Calendar του πελάτη.
• Από πίσω, μια σύνοψη Booking Details: υπηρεσία, ημερομηνία και ώρα (και η δική σας ώρα αν διαφέρει), όνομα, email, απαντήσεις.
• Το κουμπί Book Another (ή όπως το ονομάσατε) ξεκινά νέα κράτηση.

Τα emails του πελάτη

• Επιβεβαίωση αμέσως (αν είναι ON το Successfull Booking), με σύνδεσμο ακύρωσης.
• Πρόσκληση από το Google Calendar με τον σύνδεσμο Meet (αν έχετε συνδέσει Google).
• Υπενθυμίσεις πριν από το ραντεβού (όσες είναι ON στην υπηρεσία).

Όταν ο πελάτης ακυρώνει μόνος του

1. Πατά τον σύνδεσμο ακύρωσης στο email του.
2. Βλέπει τη σελίδα Do you want to cancel your booking for … on …? με κόκκινο κουμπί Yes, cancel my booking. Αν δεν θέλει, απλώς κλείνει τη σελίδα· τίποτα δεν αλλάζει.
3. Πατώντας το κουμπί, βλέπει Your booking for … on … has been cancelled.

Τότε: το ραντεβού γίνεται Cancelled στο Appointment Manager (δεν σβήνεται), η ώρα ελευθερώνεται, οι υπενθυμίσεις σταματούν, το γεγονός σβήνεται από το Google Calendar σας, εσείς παίρνετε email «Booking cancelled by the client», και ο πελάτης παίρνει email ακύρωσης αν είναι ON το Cancellation. Ραντεβού που η ώρα του πέρασε δεν ακυρώνεται πια online.

Αν η σελίδα σας γράφει «This is not an Active Myappointments.biz website.»

Είτε η διεύθυνση είναι λάθος (ελέγξτε το όνομα στο My Appointments Page), είτε η συνδρομή σας έχει λήξει (ανανέωση από Account Management).

Ποιο email φεύγει, σε ποιον, πότε

Ετικέτες στα κείμενα των emails

Μέσα στο κείμενο ενός email γράφετε μια ετικέτα με διπλές αγκύλες, και κατά την αποστολή αντικαθίσταται με το πραγματικό στοιχείο. Γράψτε τις ακριβώς όπως εδώ (κεφαλαία-μικρά μετράνε).

Ετικέτες στο θέμα δουλεύουν μόνο στις υπενθυμίσεις. Στα άλλα emails γράψτε το θέμα χωρίς ετικέτες.

Πώς βγαίνουν οι ελεύθερες ώρες

Μια ώρα εμφανίζεται στον πελάτη μόνο αν όλα τα παρακάτω την επιτρέπουν:

1. Ωράριο: η μέρα είναι ON και η ώρα μέσα στα διαστήματα (δείτε τον πίνακα).
2. Κλειστές μέρες και διακοπές από το My Availability (εκτός αν η υπηρεσία είναι Special Event).
3. Άλλα ραντεβού: ώρα που επικαλύπτεται με άλλο ραντεβού σας (οποιασδήποτε υπηρεσίας) δεν προσφέρεται. Μετρά και το διάλειμμα της υπηρεσίας που κλείνεται.
4. Google Calendar: ώρες όπου είστε απασχολημένοι σε ημερολόγιο με «Block busy times = Yes».
5. Ελάχιστη προειδοποίηση και όριο στο μέλλον της υπηρεσίας, και οι ημερομηνίες Available from/Until.
6. Χωρά ολόκληρο: το ραντεβού (διάρκεια + διάλειμμα) πρέπει να τελειώνει μέσα στο διάστημα εργασίας.

«Θέλω να…»: έτοιμες συνταγές

…κλείσω μία συγκεκριμένη μέρα (αργία, προσωπικό)

My Settings → My Availability → Choose Blocked Days → ⊕ → μέρα + μήνας + σημείωση → Update. Θυμηθείτε να τη σβήσετε (ⓧ) αν δεν θέλετε να ισχύει και του χρόνου.

…πάω διακοπές

My Availability → Vacation: από [μέρα μήνα] Until [μέρα μήνα] → Update. Ελέγξτε μετά ότι τα ραντεβού που ήδη υπάρχουν εκείνες τις μέρες (Appointment Manager → Appointment Date From) έχουν μετακινηθεί ή ακυρωθεί.

…κλείνουν μόνο μέχρι κάποια ώρα πριν (όχι της τελευταίας στιγμής)

Υπηρεσία → Service Hours → Allow Bookings of Appointment starting in → π.χ. 12 Hours ή 1 day → Update.

…μην κλείνουν πολύ μακριά στο μέλλον

Υπηρεσία → Service Hours → Allow Bookings of Appointment For the next → π.χ. 30 Day.

…περάσω ραντεβού που μου ζήτησαν τηλεφωνικά

Ο πιο σωστός τρόπος: ανοίξτε εσείς τη σελίδα σας (View MyAppointments Page) και κλείστε το με τα στοιχεία του πελάτη, μαζί με το email του. Έτσι παίρνει επιβεβαίωση και υπενθυμίσεις. Ο γρήγορος τρόπος (χωρίς emails στον πελάτη): Dashboard → κενό σημείο → Add.

…μετακινήσω ένα ραντεβού

Dashboard → πατήστε το ραντεβού → αλλάξτε DATE/START TIME → Update. Ο πελάτης ενημερώνεται αυτόματα με email.

…ακυρώσω ένα ραντεβού και να το μάθει ο πελάτης

Βεβαιωθείτε ότι στην υπηρεσία το Cancellation by admin είναι ON. Μετά Appointment Manager → πράσινο Confirmed ⌄ → Cancelled → OK. Το γεγονός σβήνεται αυτόματα και από το Google Calendar σας.

…δω ποιες υπενθυμίσεις θα πάρει ένας πελάτης

Appointment Manager → μπλε ⓘ στη γραμμή του → πίνακας Reminders.

…δοκιμάσω πώς φαίνεται η υπενθύμιση

Υπηρεσία → Notification → υπο-καρτέλα 1/2/3 → Send me a test email. Έρχεται στο email σας με «[TEST]».

…έχω ξεχωριστό σύνδεσμο για μία ομάδα υπηρεσιών

My Settings → My Appointments Page → Alias URLs → Add Alias. Μετά Services → Manage Links σε κάθε υπηρεσία της ομάδας → Save Links.

…σταματήσω προσωρινά μια υπηρεσία

Services → στήλη Status → πατήστε το ✓ → OK. Τα ήδη κλεισμένα ραντεβού μένουν. Για επαναφορά πατήστε το ✗.

…πληρώνουν με κάρτα όταν κλείνουν

Personal Info → Currency → Update. Stripe Credentials → Secret Key → Update. Στην υπηρεσία βάλτε τιμή στο Service Price.

…βάλω το κλείσιμο ραντεβού στο site μου

Embedded Form: αντιγράψτε τον κώδικα και επικολλήστε τον σε μπλοκ HTML του site σας.

…δώσω το ίδιο ωράριο σε συνεργάτη

My Availability → Copy Availability → Reset Code (αν δεν έχετε κωδικό) → δώστε του τον κωδικό. Εκείνος: Copy Availability → γράφει τον κωδικό → Copy.

…βγάλω λίστα πελατών

Appointment Manager → (προαιρετικά διαλέξτε υπηρεσία) → Export Contacts → ανοίξτε το αρχείο στο Excel.

Προσοχή: 10 παγίδες που αξίζει να ξέρετε

1. Νέα υπηρεσία = κανένα email. Ανάψτε τα στην καρτέλα Notification και πατήστε Save All Modifications.
2. Διαγραφή υπηρεσίας = διαγραφή όλων των ραντεβού της. Προτιμήστε απενεργοποίηση (✓ → ✗).
3. Το X στο ημερολόγιο και ο κάδος στο Appointment Manager σβήνουν οριστικά, και από το Google, χωρίς να ειδοποιηθεί ο πελάτης.
4. Χωρίς ζώνη ώρας οι ώρες βγαίνουν λάθος.
5. Το «Always Available» σβήνει τις ώρες σας και ανοίγει σχεδόν όλο το 24ωρο.
6. Λογότυπο μόνο PNG/JPG/GIF, με μοναδικό όνομα αρχείου.
7. Embedded Form: το χρώμα ξεκινά μαύρο. Διαλέξτε χρώμα πριν το Update.
8. Alias χωρίς υπηρεσίες = άδεια σελίδα. Συνδέστε υπηρεσίες με Manage Links.
9. Αλλαγή ονόματος σελίδας = ο παλιός σύνδεσμος παύει. Ενημερώστε site και κώδικα ενσωμάτωσης.
10. Δικό σας κείμενο επιβεβαίωσης χωρίς {{url_for_booking_cancellation}} = ο πελάτης δεν μπορεί να ακυρώσει μόνος του.

Προβλήματα και λύσεις

Ο πελάτης λέει ότι δεν βλέπει καμία ώρα («No time slots available»)

• Δοκιμάστε άλλη μέρα: η συγκεκριμένη μπορεί να είναι κλειστή ή γεμάτη.
• Ελέγξτε ότι η μέρα είναι ON στο My Availability και στις ώρες της υπηρεσίας (αν η υπηρεσία έχει δικές της).
• Ελέγξτε Blocked Days και Vacation.
• Μήπως έχετε κάτι στο Google Calendar εκείνη την ώρα (με Block = Yes);
• Μήπως η «ελάχιστη προειδοποίηση» ή το «For the next» αποκλείουν τη μέρα;
• Μήπως είναι τσεκαρισμένα μαζί «Use My Availability» και «Special Event»;

Δεν μου ήρθε email για νέα κράτηση

• Υπηρεσία → Notification → Successfull Booking πρέπει να είναι ON και αποθηκευμένο.
• My Settings → Notifications → New Bookings Notification = Yes.
• Κοιτάξτε στα Ανεπιθύμητα. Το θέμα αρχίζει με «Copy:».

Ο πελάτης δεν πήρε επιβεβαίωση ή υπενθύμιση

• Appointment Manager → ⓘ: δείτε αν έδωσε σωστό email και τι γράφει ο πίνακας Reminders.
• Ελέγξτε ότι τα αντίστοιχα emails της υπηρεσίας είναι ON.
• Ζητήστε του να κοιτάξει Ανεπιθύμητα/Προωθήσεις.

Οι ώρες εμφανίζονται μετατοπισμένες

Ελέγξτε τη ζώνη ώρας σας. Αν ο πελάτης είναι σε άλλη χώρα, βλέπει τις ώρες στη δική του ώρα, ενώ εσείς στη δική σας· είναι σωστό.

Πάτησα αποθήκευση και δεν είδα μήνυμα

Τα μηνύματα χάνονται σε 2 δευτερόλεπτα. Ανανεώστε τη σελίδα και δείτε αν η αλλαγή έμεινε.

Μου γράφει «Nothing was saved: the page had expired…»

Η σελίδα ήταν ανοιχτή πολλή ώρα. Ανανεώστε (F5) και ξανακάντε την αλλαγή.

Το παράθυρο σύνδεσης με το Google δεν ανοίγει

Επιτρέψτε τα αναδυόμενα παράθυρα (pop-ups) για το myappointments.biz. Στον Chrome εμφανίζεται εικονίδιο στη γραμμή διευθύνσεων όταν μπλοκάρεται κάποιο.

Δεν βρίσκω πώς αλλάζω κωδικό

Ο κωδικός είναι ο ίδιος με της OurGlobalIdea και αλλάζει εκεί (Dashboard → Account Management).

Δεν μπορώ να αποθηκεύσω τις Notifications

Χρειάζεστε πρώτα επιβεβαιωμένο email στο Email Accounts. Αν το βάλατε ως Simple, πατήστε τον σύνδεσμο που ήρθε στο email σας.

Η απάντηση δεν είναι εδώ

Χρησιμοποιήστε το κουμπί «Αντιγραφή οδηγού για ChatGPT» στην αρχή του οδηγού και ρωτήστε το ChatGPT με δικά σας λόγια.

Θέλω η σελίδα μου να είναι στα ελληνικά

Γράψτε στα ελληνικά: Header, Sub-Header (Design), ονόματα βημάτων (Services & Time, Booking & Review), ονόματα και περιγραφές υπηρεσιών, πεδία της φόρμας και κείμενα των emails. Λίγα σταθερά κουμπιά μένουν στα αγγλικά.

Λεξικό οθόνης: αγγλικά → ελληνικά