Νέο broadcast: ένα email σε πολλούς

Broadcast λέμε ένα email που στέλνετε μία φορά σε πολλούς μαζί, π.χ. το μηνιαίο newsletter ή μια προσφορά. Γίνεται σε δύο οθόνες: πρώτα γράφετε το email, μετά διαλέγετε σε ποιους και πότε. Ανοίγει από New ✦ → New broadcast.

Οθόνη 1: γράφετε το email

1. 1
   Sender: από ποια διεύθυνση φεύγει. Εμφανίζονται μόνο επιβεβαιωμένες. Από κάτω τα σήματα Verified, SPF, DKIM (πράσινα = όλα καλά).
2. 2
   Manage addresses: ανοίγει τις διευθύνσεις αποστολής. Αν δεν έχετε καμία επιβεβαιωμένη, εδώ γράφει τι να κάνετε και το κουμπί αποθήκευσης δεν πατιέται.
3. 3
   Subject: το θέμα του email (έως 250 χαρακτήρες). Από κάτω δεξιά σας λέει αν το μήκος είναι καλό (έως 60 χαρακτήρες).
4. 4
   Insert: First name, Last name, Full name βάζουν στο θέμα το όνομα κάθε παραλήπτη. Μπαίνει ως ετικέτα, π.χ. #FIRST_NAME#, και στην αποστολή γίνεται το μικρό όνομα του καθενός.
5. 5
   Preheader: η μικρή γραμμή που φαίνεται δίπλα στο θέμα στα εισερχόμενα (προαιρετικό, έως 150 χαρακτήρες). Αν το αφήσετε κενό, φαίνονται οι πρώτες λέξεις του κειμένου.
6. 6
   Photo library: βάζετε φωτογραφία από τη βιβλιοθήκη σας στο σημείο του κειμένου όπου είναι ο κέρσορας.
7. 7
   Το κείμενο του email, με μπάρα μορφοποίησης (έντονα, χρώματα, λίστες, links, πίνακες, εικόνες). Οι ετικέτες #FIRST_NAME#, #NAME#, #EMAIL# γίνονται τα στοιχεία κάθε παραλήπτη. Ο σύνδεσμος απεγγραφής μπαίνει μόνος του στο τέλος.
8. 8
   Έλεγχοι που γίνονται μόνοι τους: Light: X KB of 100 (το Gmail κόβει emails πάνω από 100 KB), φωτογραφίες χωρίς περιγραφή, συντομευμένα links (bit.ly κ.λπ., που χαλάνε την παράδοση), email μόνο με εικόνες, και ότι υπάρχει σύνδεσμος απεγγραφής.
9. 9
   Background color: το χρώμα φόντου γύρω από το email.
10. 10
    Name: όνομα του broadcast για τη δική σας λίστα (δεν το βλέπουν οι παραλήπτες). Μόνο λατινικά γράμματα, αριθμοί και κενά. Συμπληρώνεται μόνο του από το θέμα.
11. 11
    Save and choose recipients: αποθηκεύει και πηγαίνει στην οθόνη 2. Δεν στέλνεται τίποτα ακόμα. Αν λείπει κάτι, τα πεδία γίνονται κόκκινα με εξήγηση.
12. 12
    Send me a test: σας στέλνει ένα δοκιμαστικό, ακριβώς όπως θα το πάρουν οι επαφές, με «[Test]» μπροστά στο θέμα. Πηγαίνει μόνο στο email του λογαριασμού σας ή σε επιβεβαιωμένο αποστολέα σας. Έως 10 δοκιμαστικά την ώρα. Τα links δουλεύουν αλλά δεν μετράνε, και η απεγγραφή του δεν απεγγράφει κανέναν.
13. 13
    How it looks in the inbox: πώς θα φαίνεται στα εισερχόμενα (αποστολέας, θέμα, preheader).
14. 14
    Mobile / Desktop: προεπισκόπηση σε κινητό ή υπολογιστή. Οι ετικέτες εκεί δείχνουν το δικό σας όνομα.

Οθόνη 2: σε ποιους και πότε

1. 1
   + Pages: ανοίγει τις σελίδες σας. Τσεκάρετε μια σελίδα για όλους όσους γράφτηκαν εκεί, ή ανοίξτε την και τσεκάρετε μεμονωμένα άτομα.
2. 2
   + Contact Lists: οι λίστες σας, με τον αριθμό επαφών δίπλα.
3. 3
   Τσεκάρετε όποιες λίστες ή σελίδες θέλετε (μπορεί και πολλές).
4. 4
   Schedule Broadcast to begin sending in: ημερομηνία και ώρα αποστολής, στη ζώνη ώρας σας (My TimeZone). Αφήστε το κενό για αποστολή τώρα. Αν δεν έχετε ορίσει ζώνη ώρας, βγαίνει κόκκινο μήνυμα να την ορίσετε στα στοιχεία σας.
5. 5
   Send Broadcast Message: πρώτα βγαίνει παράθυρο που λέει σε πόσους θα πάει και πότε (επόμενη εικόνα). Send στέλνει ή προγραμματίζει, Cancel γυρίζει πίσω χωρίς να φύγει τίποτα.
6. 6
   Send me a test: δοκιμαστικό στον εαυτό σας, και από εδώ.

Το παράθυρο γράφει This broadcast will go to και τον αριθμό των ατόμων. Από κάτω, αν χρειάζεται:

• checked twice (on a page and in a list): they get it once: επαφές που τσεκάρατε δύο φορές, π.χ. και με τη σελίδα και με τη λίστα τους. Το παίρνουν μία φορά.
• the same email address as another contact: each address gets it once: ο ίδιος άνθρωπος γράφτηκε δύο φορές με την ίδια διεύθυνση (π.χ. σε δύο σελίδες). Κάθε διεύθυνση το παίρνει μία φορά.
• already got an earlier send of this broadcast. They get it again: στέλνετε ξανά ένα broadcast που έχει ήδη φύγει. Νέα αποστολή σημαίνει ότι το παίρνουν ξανά, γι' αυτό σας το λέει πριν πατήσετε Send.

• Η κίτρινη γραμμή πάνω λέει πόσες επαφές δεν εμφανίζονται γιατί δεν μπορούν να λάβουν email (απεγγράφηκαν, μας έβαλαν στα spam, η διεύθυνση δεν υπάρχει ή απορρίπτει συνέχεια). Το OMS τις αφήνει έξω μόνο του.
• Αν ο αποστολέας έχει όριο (π.χ. Gmail 150 την ημέρα), μια μωβ γραμμή λέει πόσο θα κρατήσει η αποστολή.
• Κανείς δεν το παίρνει δύο φορές στην ίδια αποστολή. Κάθε άνθρωπος παίρνει το broadcast μία φορά, ακόμα κι αν είναι και σε σελίδα και σε λίστα που τσεκάρατε, ή αν γράφτηκε δύο φορές με την ίδια διεύθυνση. Τσεκάρετε άφοβα ό,τι θέλετε.
• Αν πατήσετε κατά λάθος δύο φορές το κουμπί (ή στείλετε από δύο παράθυρα μαζί), δεν φεύγει δεύτερη φορά. Μια νέα αποστολή του ίδιου broadcast αργότερα όμως ξαναστέλνει κανονικά σε όσους διαλέξετε.

Η αναφορά ενός broadcast

Ανοίγει πατώντας ένα broadcast στο Dashboard, ή από My Mail → Broadcasts → Send → Statistics.

1. 1
   Back to Broadcasts: πίσω στη λίστα. Δεξιά, το All Dates δείχνει μια συγκεκριμένη αποστολή, αν το ίδιο broadcast στάλθηκε πολλές φορές.
2. 2
   Emails sent: πόσα στάλθηκαν.
3. 3
   Opened: πόσοι άνοιξαν (ποσοστό στα σταλμένα).
4. 4
   Clicked: πόσοι πάτησαν link (ποσοστό σε όσους άνοιξαν).
5. 5
   Η γραμμή προόδου: Sent X of Y, και αν χρειάζεται πόσα περιμένουν και γιατί, πότε τελειώνει, πόσα απέτυχαν ή παραλείφθηκαν. Από κάτω: Returned (επέστρεψαν), Spam complaints (αναφορές spam), Skipped (suppression list) (παραλείφθηκαν γιατί η διεύθυνση είναι μπλοκαρισμένη).
6. 6
   Contact Statistics: τα τέσσερα κουτιά Not Opened (δεν άνοιξαν), Opened, Not clicked, Clicked.
7. 7
   Mass Actions κάτω από κάθε κουτί: Broadcast (στείλτε άλλο broadcast μόνο σε αυτούς, π.χ. υπενθύμιση σε όσους δεν άνοιξαν), Export, Copy, Move (σε λίστα), και στο Not Opened και Delete. Η μεταφορά και η διαγραφή δεν αλλάζουν τους αριθμούς του broadcast (το γράφει και η οθόνη κάτω από τα κουτιά). Μια επαφή που σβήσατε δεν φαίνεται πια στη λίστα των παραληπτών.
8. 8
   Clicks per link: κάθε link του email, πόσοι το πάτησαν, τι ποσοστό και πότε το τελευταίο κλικ. See who: ποιοι το πάτησαν (επόμενη εικόνα). Τα κλικ από προγράμματα ασφαλείας και ρομπότ δεν μετράνε. Δύο κουμπιά προς την ίδια διεύθυνση μετράνε ως ένα link.
9. 9
   + Automation: νέος αυτοματισμός για όσους πατούν αυτό το link (π.χ. να μπαίνουν στη λίστα «Ενδιαφέρονται»).

Broadcast που περιμένει: παύση, συνέχεια, διακοπή

1. 1
   Cancel all scheduled Broadcast: ακυρώνει όσα emails είναι προγραμματισμένα για αργότερα. Κρατιούνται ως «δεν στάλθηκαν: σταματήθηκαν από εσάς».
2. 2
   Πόσα είναι προγραμματισμένα (scheduled for later).
3. 3
   Pause: παύση. Δεν φεύγει τίποτα μέχρι να πατήσετε Resume sending (συνέχεια). Η αποστολή συνεχίζει μέσα σε λίγα λεπτά.
4. 4
   Stop: οριστική διακοπή. Όσα δεν έχουν φύγει δεν θα φύγουν. Όσα έφυγαν δεν επηρεάζονται.

Ποιος πάτησε ένα link (Who clicked)

1. i
   Πάνω: Sent, πόσα links έχει το email, πόσοι πάτησαν. Στη λίστα ατόμων: πότε πάτησαν πρώτη φορά, πόσες φορές, σε ποια λίστα είναι τώρα. Τα κουμπιά δρουν σε όλους όσους πάτησαν: Copy to list, Move to list, Send a broadcast (στέλνει τώρα ένα από τα broadcasts σας μόνο σε αυτούς, επόμενη εικόνα), Export CSV και + Automation. Back to the report για επιστροφή.

Φεύγει αμέσως, μόνο σε όσους πάτησαν, μία φορά ανά διεύθυνση email. Όσοι έχουν απεγγραφεί ή έχουν νεκρή διεύθυνση δεν παίρνουν τίποτα. Αν κάποιοι το έχουν ήδη πάρει σε προηγούμενη αποστολή, το παράθυρο σας λέει πόσοι είναι και το παίρνουν ξανά. Αν πατήσετε δεύτερη φορά το ίδιο μέσα σε λίγα λεπτά, δεν ξαναφεύγει: βγαίνει μήνυμα ότι στάλθηκε ήδη.

Broadcasts: η κλασική λίστα

My Mail → Broadcasts. Όλα τα broadcasts σας, σταλμένα και πρόχειρα.

1. 1
   Create a Broadcast Message: νέο broadcast με την κλασική φόρμα (όνομα, αποστολέας, θέμα, κείμενο, χρώμα φόντου, Create Broadcast Message). Προτείνουμε το New ✦ › New broadcast, που κάνει τα ίδια με περισσότερους ελέγχους.
2. 2
   Display: πόσα ανά σελίδα.
3. 3
   Sent: πόσα στάλθηκαν. Όσο φεύγει, μια μπάρα δείχνει πόσα έφυγαν, πόσα περιμένουν και γιατί (π.χ. Paused by you, όριο αποστολέα, Sender login rejected).
4. 4
   Opened: πόσα ανοίχτηκαν.
5. 5
   Percent: ποσοστό ανοιγμάτων.
6. 6
   Send: κλικ ανοίγει την οθόνη αποστολής (για πρώτη ή για νέα αποστολή). Με το ποντίκι πάνω του: Statistics (η αναφορά), Edit Message (αλλαγή κειμένου), Rename Broadcast (μετονομασία), Delete.

Σχέδια emails (Email designs) και ο editor emails

Όμορφα emails με λογότυπο, φωτογραφίες, κουμπιά και τα χρώματά σας, χωρίς γνώσεις. Ένα σχέδιο email το χρησιμοποιείτε μετά ως broadcast ή ως αυτόματο email. Ανοίγει από My Mail → Email designs.

1. 1
   Brand kit: το κιτ εμφάνισης. Μπαίνει μόνο του σε κάθε νέο email.
2. 2
   ← Broadcasts: η λίστα broadcasts.
3. 3
   Από πού ξεκινά το νέο email: Blank email (κενό), Personal letter (προσωπικό γράμμα χωρίς εικόνες), Welcome (καλωσόρισμα), Newsletter, Offer (προσφορά), Last chance (τελευταία ευκαιρία), emails για webinar και άλλα.
4. 4
   Create email: φτιάχνει το email και ανοίγει τον editor.
5. 5
   Αναζήτηση με όνομα ή θέμα.
6. 6
   Active / Disabled / All: ενεργά, απενεργοποιημένα ή όλα.
7. 7
   Ταξινόμηση: τελευταία αλλαγή, ημερομηνία δημιουργίας, όνομα.
8. 8
   Search: εφαρμόζει τα παραπάνω.
9. 9
   Edit: ανοίγει το email στον editor.
10. 10
    Duplicate: αντίγραφο («Copy of …»), για νέο email πάνω σε παλιό.
11. 11
    Disable: απενεργοποίηση (δεν σβήνεται). Με Enable ξαναενεργοποιείται.

Ο editor emails

1. 1
   ← Email designs: πίσω στη λίστα. Δίπλα, Desktop / Mobile για προβολή σε υπολογιστή ή κινητό.
2. 2
   Το όνομα του email (για τη λίστα σας). Δίπλα γράφει αν αποθηκεύτηκε (Saved).
3. 3
   Αναίρεση.
4. 4
   Kit: εφαρμογή του κιτ εμφάνισης, με «πριν» και «μετά». Αν αλλάξατε το κιτ, γράφει Kit •.
5. 5
   Test email: δοκιμαστικό σε εσάς (διαλέγετε αποστολέα, γράφετε διεύθυνση, Send). Στο δοκιμαστικό οι ετικέτες ονόματος δείχνουν δείγμα («Emma»).
6. 6
   New broadcast: φτιάχνει broadcast από αυτό το email (όνομα broadcast και αποστολέας, Create broadcast). Δεν στέλνει τίποτα: μετά πηγαίνετε στα Broadcasts για παραλήπτες και αποστολή.
7. 7
   Use as autoresponder: το χρησιμοποιείτε ως αυτόματο email.
8. 8
   Save: αποθήκευση (και με Ctrl + S). Αποθηκεύει μόνο του και κάθε 30 δευτερόλεπτα.
9. 9
   Sections: τα κομμάτια που σύρετε μέσα στο email: Header (λογότυπο), Text (κείμενο), Image and text, Button (κουμπί), Offer (προσφορά), Event (εκδήλωση), Quote (κριτική), Signature (υπογραφή), Social, Divider, In brief, Main story.
10. 10
    Settings: Subject (θέμα) και Preheader (η γραμμή δίπλα στο θέμα), με τις ετικέτες ονόματος.
11. 11
    Style: χρώματα, αποστάσεις και κείμενα του κομματιού που διαλέξατε.
12. 12
    Check: έλεγχος που τρέχει μόνος του (ο αριθμός δείχνει πόσα θέματα βρήκε): μέγεθος (όριο 100 KB, και 64 KB για αυτόματα emails), links χωρίς διεύθυνση, συντομευμένα links, φωτογραφίες χωρίς περιγραφή, πάρα πολλές εικόνες ή links, θέμα μεγαλύτερο από 70 χαρακτήρες, χωρίς preheader, και ότι υπάρχει απεγγραφή.

Για να αλλάξετε κείμενο, κάντε κλικ πάνω του στο email και γράψτε. Για ένα κουμπί ή link, διαλέξτε το και ορίστε τη διεύθυνση από τις ρυθμίσεις του. Το κάτω μέρος του email (στοιχεία εταιρείας, σύνδεσμος απεγγραφής, πολιτική απορρήτου) είναι κλειδωμένο: μπαίνει πάντα, όπως ζητούν οι κανόνες αποστολής.

Κανόνες αποστολής που καλό είναι να ξέρετε

Το OMS κάνει πολλά μόνο του για να φτάνουν τα emails σας στα εισερχόμενα και όχι στα spam. Δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα για αυτά, αλλά καλό είναι να τα ξέρετε:

• Κανείς δεν παίρνει το ίδιο email δύο φορές κατά λάθος. Ένα αυτόματο email φεύγει μία φορά σε κάθε επαφή. Ένα broadcast φεύγει μία φορά ανά αποστολή σε κάθε άνθρωπο, ακόμα κι αν είναι και σε σελίδα και σε λίστα ή γράφτηκε δύο φορές με την ίδια διεύθυνση. Πριν από την αποστολή η οθόνη δείχνει πόσοι θα το πάρουν.
• Απεγγραφές, νεκρές διευθύνσεις και αναφορές spam αποκλείονται μόνες τους από κάθε αποστολή.
• Νέες επαφές με λάθος domain (π.χ. gmail.con αντί για gmail.com) αποθηκεύονται, αλλά σημειώνονται ως νεκρές και δεν τους στέλνεται τίποτα.
• Προσωρινά προβλήματα (ο server του παραλήπτη είναι απασχολημένος): το OMS ξαναδοκιμάζει μόνο του σε 20 λεπτά, 3 ώρες και 20 ώρες. Ένα email που για κάποιο λόγο (π.χ. διακοπή του server) δεν ξεκίνησε καθόλου μέσα σε 48 ώρες σημειώνεται ως ληγμένο. Όσα περιμένουν λόγω ορίου αποστολέα ή για νέα προσπάθεια δεν λήγουν.
• Όρια αποστολέων: Gmail και Yahoo έχουν όρια (δείτε Διευθύνσεις αποστολής). Ό,τι περισσεύει φεύγει αργότερα μόνο του.
• Συγκατάθεση (GDPR): στέλνετε emails μόνο σε ανθρώπους που γράφτηκαν οι ίδιοι ή σας έδωσαν τη συγκατάθεσή τους. Κάθε email έχει υποχρεωτικά σύνδεσμο απεγγραφής και τα στοιχεία της επιχείρησής σας (από το κιτ εμφάνισης). Στη φόρμα της σελίδας μπορείτε να βάλετε κουτάκι συγκατάθεσης, που δεν είναι ποτέ τσεκαρισμένο από πριν.
• Υγιής λίστα: κοιτάτε το Sending health στο Dashboard. Αν τα «bounced» ή τα «spam complaints» ανεβαίνουν, καθαρίστε τη λίστα από νεκρές διευθύνσεις και από όσους δεν ανοίγουν τίποτα εδώ και μήνες (φίλτρο Engagement).